Contents
Việc sử dụng Hàm IF trong Excel dường như là phải cho nhiều nhiệm vụ văn phòng mà bạn cần phải xử lý. Nếu bạn chưa hiểu hết về chức năng này cũng như cách sử dụng thì hãy đọc bài viết này của Thuthuat.tip.edu.vn Xin vui lòng. Tôi chắc rằng bạn sẽ cực kỳ hài lòng với những gì bạn sẽ học được.
Hàm IF trong Excel là gì?
Hàm IF là một trong những hàm phổ biến nhất trong Excel, nó cho phép bạn so sánh hợp lý giữa một giá trị và giá trị bạn muốn. Vì vậy, một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là Đúng, kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là Sai.
Cú pháp của hàm IF trong Excel
= IF (điều kiện; Giá trị trả về nếu điều kiện được đáp ứng; Giá trị trả về nếu điều kiện không được thỏa mãn)
Ghi chú: Nếu để trống giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện và Trả về giá trị nếu không thỏa mãn điều kiện, khi thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về sẽ là 0 và không thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về sẽ là FALSE.
Ví dụ về IF. chức năng
Ví dụ như hình bên dưới, cột dùng để ẩn Nhân viên nữ sẽ có dấu “x”, khi đó công thức hàm IF trong Excel sẽ là:
= IF (C2 = “Nữ”, “X”)
Kết quả:
Công thức hàm IF này sẽ đánh dấu X cho các hàng trong cột CŨ với thông tin như “Giống cái”. Ngoài ra, do giá trị được nhập khi điều kiện không được đáp ứng được để trống, các hàng có giá trị khác nhau “Giống cái” sẽ được điền theo mặc định SAI.
Cách sử dụng hàm IF trong Excel
Hàm IF đơn giản
Một ví dụ cực kỳ đơn giản và phổ biến nhất về hàm IF trong Excel mà bạn thường thấy đó là phần đánh giá học sinh. Như ví dụ dưới đây, cột đánh giá cần đánh giá xem điểm trung bình của học sinh đã đạt hay chưa. Nếu điểm trung bình trên 5 thì Đạt và ngược lại thì Không đạt.
Bây giờ công thức sẽ là:
= IF (C2> = 5, “Đạt”, “Không đạt”)
Sau khi tạo công thức cho ô đầu tiên, bạn có thể kéo và thả để sao chép công thức cho các ô tiếp theo. Kết quả:
Hàm IF lồng nhau
Điểm đặc biệt của hàm IF trong Excel là bạn có thể kết hợp nhiều hàm IF với nhau để có giá trị mong muốn. Như ví dụ sau, cột Xếp hạng cần được điền:
- Nếu điểm trung bình trên 9: đánh giá sẽ là Xuất sắc
- Nếu điểm trung bình trên 5: xếp hạng sẽ là Đạt
- Nếu điểm trung bình ít hơn 5: xếp hạng sẽ không thành công
Trường hợp điểm trung bình trên 9 thì chỉ vào loại Xuất sắc, không đạt.
Sau đó, công thức sẽ là:
= IF (C2> = 5, IF (C2> = 9, “Xuất sắc”, “Đạt”), “Không thành công”)
Giải thích công thức:
- Nếu ô điểm trung bình lớn hơn 5 điểm => tiếp tục với công thức IF thứ 2. Ở công thức IF thứ 2, do điều kiện đã là điểm trung bình trên 5 nên ở đây, nếu điểm trên 9 thì xếp màu Xuất và ngược lại thì chỉ Đạt.
- Nếu ô điểm trung bình nhỏ hơn 5 điểm (trong mệnh đề IF thứ nhất) => xếp hạng là Không thành công,
Sau khi sao chép công thức vào các ô còn lại, kết quả là:
Hàm IF với AND, OR và NOT trong Excel
Không chỉ có thể kết hợp nhiều mệnh đề IF mà hàm IF trong Excel còn có thể được sử dụng kết hợp với các hàm cơ bản khác như AND, OR hoặc NOT để kết hợp các điều kiện khác nhau.
Chẳng hạn như ví dụ dưới đây, cô giáo cần tặng quà cho các bạn nữ trong ngày 20/10 nhưng yêu cầu là phải có điểm trung bình từ 5 điểm trở lên. Lúc này, cần kết hợp cả hàm IF và hàm AND để có thể xác định được tên nào đáp ứng được cả hai yêu cầu trên.
Công thức hàm sẽ là:
= IF (AND (C2 = “Nữ”, D2> = 5), “Có”, “Không”)
Kết quả nhận được:
Bạn cần lưu ý rằng, khi kết hợp IF với hàm AND, chỉ khi thỏa mãn cả hai điều kiện thì Excel mới ghi nhận điều kiện đó là thỏa mãn, chỉ cần 1 trong 2 điều kiện không thỏa mãn thì Excel sẽ ghi là không thỏa mãn. Điều này ngược lại với hàm OR, khi chỉ đáp ứng 1 trong 2 điều kiện thì Excel sẽ ghi lại điều kiện đó và trả về giá trị tương ứng!
Hàm IF đa điều kiện trong Excel
Khi bạn muốn sử dụng hàm IF trong Excel nhưng bạn có nhiều điều kiện muốn thỏa mãn, bạn có thể sử dụng một hàm “nâng cấp” của IF, đó là IFS.
Ví dụ, bạn sẽ làm như sau để phân loại học sinh theo lớp:
- Dưới 5 điểm: Yếu
- Từ 5 đến 7 điểm: Trung bình
- Từ 7 đến 9 điểm: Tốt
- 9 điểm trở lên: Tốt
Tại thời điểm này, công thức hàm sẽ là:
= IFS (D2> = 9, “Xuất sắc”, D2> = 7, “Xuất sắc”, D2> = 5 “Trung bình”, D2 <5, "Yếu")
Giải thích cách sử dụng hàm IF trong Excel này, bạn có thể hiểu như sau:
- Nếu ô điểm trung bình lớn hơn 9 điểm thì xếp loại Xuất sắc
- Nếu ô điểm trung bình lớn hơn 7 điểm thì xếp loại Tốt.
- Nếu ô điểm trung bình lớn hơn 5 điểm, xếp hạng sẽ là Trung bình
- Ngược lại, nếu ô điểm trung bình nhỏ hơn 5, xếp loại sẽ là Yếu
Bởi vì một số trường hợp nằm trong trường hợp khác (trung bình lớn hơn 9 sẽ tự động thỏa mãn cả 7 và 5), nên việc sắp xếp là cần thiết.
Sau khi áp dụng công thức cho các ô còn lại, kết quả là:
Hàm IF nâng cao trong Excel
Một ví dụ cho hàm IF nâng cao trong Excel là bạn kết hợp nhiều hàm và điều kiện trong cùng một ô công thức. Ví dụ: thay vì chỉ kết hợp mỗi hàm AND hoặc OR, ví dụ dưới đây kết hợp hai hàm trên để tìm cột kết quả thi của học sinh với điều kiện:
- Nếu học sinh là nam và có điểm thi trên 28 điểm thì đậu.
- Nếu học sinh là nữ và có điểm thi trên 29 điểm thì đậu
Bây giờ, công thức hàm IF trong Excel khi kết hợp với AND và OR sẽ là:
= IF (OR (AND (C2 = “Nam”, D2> = 28), AND (C2 = “Nữ”, D2> = 29)), “Đạt”, “Không đạt”)
Kết quả:
Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF trong Excel
Lỗi #NAME
Nếu bạn thấy lỗi #NAME hiển thị khi sử dụng hàm IF trong Excel, thì công thức hàm của bạn đã bị sai chính tả (có thể bị nhầm với UF hoặc OF) hoặc thiếu dấu ngoặc đơn:
Để tránh lỗi này, hãy hết sức cẩn thận trong việc kiểm tra hàm trước khi nhấn ENTER để đảm bảo cấu trúc hàm không bị sai và không bị thiếu dấu ngoặc đơn!
Lỗi kết quả là 0
Lỗi này xảy ra khi giá trị điền khi điều kiện được đáp ứng hoặc giá trị được điền khi không được thỏa mãn bị bỏ trống. Như công thức trên đã nói, nếu bạn để trống, giá trị sẽ trả về 0, tuy nhiên, việc để trống ở đây sẽ là cách bạn sử dụng “” chứ không phải bạn để trống và không viết gì khác:
Ví dụ: = IF (A1> 5, “Đạt”, “”)
Lỗi #VALUE!
Trong hàm IF, nếu lỗi #VALUE! xuất hiện, điều đó có nghĩa là địa chỉ ô bạn đang thiếu cũng chứa lỗi #VALUE! lỗi. Để khắc phục lỗi này trong hàm IF, bạn chỉ cần sử dụng kết hợp cả hàm IF và hàm IFERROR. Sử dụng hàm IFERROR sẽ giúp Excel hiểu rằng bạn muốn bỏ qua các ô lỗi và chỉ thực hiện các phép tính và so sánh các ô không có lỗi.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều bài viết khác về Excel của Thuthuat.tip.edu.vn dưới đây.
Hàm IF trong Excel là một hàm cực kỳ phổ biến mà chắc chắn bạn vẫn sẽ sử dụng rất nhiều cho công việc của mình. Với những hướng dẫn mà Thuthuat.tip.edu.vn gửi đến bạn, chắc chắn bạn đã sử dụng thành thạo hơn hàm IF rồi đấy! Đừng quên Like, Share bài viết cũng như ghé thăm Thuthuat.tip.edu.vn thường xuyên hơn nhé.
Excel –