Contents
Bạn đã bao giờ nghe nói về Drop List chưa? Đây là công cụ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc, đặc biệt là đối với những bạn cần thực hiện hàng trăm, hàng nghìn thông tin trên cùng một trang tính. Vì vậy, chúng ta hãy đi cùng nhau Thuthuat.tip.edu.vn khám phá Cách tạo danh sách thả trong Excel trong bài đăng này để tìm hiểu thêm về công cụ này.
Drop List trong Excel là gì?
Drop List hay tiếng Việt còn gọi là menu sổ xuống trong Excel là một dạng dữ liệu rất tiện lợi. Một số cách sử dụng phổ biến của nó bao gồm:
- Tạo một danh sách để nhập vào hộp.
- Tạo các đặc điểm (tên, nghề nghiệp, …) nhằm mục đích lấy thông tin.
- Việc chấm công có thể được thực hiện thông qua Drop List.
- Có thể dễ dàng quản lý hàng hóa, kho hàng thông qua Drop List.
Các cách tạo Drop List mà Thuthuat.tip.edu.vn sắp giới thiệu đến các bạn có thể áp dụng cho mọi phiên bản Excel. Tức là cách tạo Drop List trong Excel 2010 hoặc 2016 có các bước hoàn toàn giống nhau.
Cách tạo Danh sách Drop trong Excel với dữ liệu đầu vào theo cách thủ công
Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu được nhập thủ công rất đơn giản, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, chuyển đến tab Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 2: Bảng lựa chọn Xác nhận dữ liệu hiển thị. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:
- Trong phần Cho phép, bạn nhấn chọn Danh sách.
- Trong phần Nguồn, bạn nhập tên của các phần tử để tạo danh sách.
Lưu ý: Khi nhập tên các phần tử, bạn cần chú ý phân tách chúng bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ: Nam nữ
Sau khi nhập xong thông tin, bấm ĐƯỢC RỒI hoàn thành.
Kết quả:
Cách tạo Danh sách Thả trong Excel từ một liên kết dữ liệu hiện có
Khi bạn đã tạo một bảng dữ liệu riêng biệt để nhập vào Danh sách giảm, cách tạo Danh sách giảm trong Excel sẽ như sau:
- Bước 1: Chọn ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, chuyển đến tab Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 2: Bảng lựa chọn Xác nhận dữ liệu hiển thị. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:
- Trong phần Cho phép, bạn nhấn chọn Danh sách.
- Trong phần Nguồn, bạn bấm vào ô vuông nhỏ bên phải:
Sau đó, chọn các thành phần được tạo sẵn của bạn và nhấn ĐI VÀO:
Excel sẽ tự động nhập Nguồn đối với bạn như thế này, bạn nhấn ĐƯỢC RỒI.
Kết quả:
Cách tạo 2 danh sách thả phụ thuộc trong Excel
- Bước 1: Tạo bảng tính bao gồm các thông tin cần nhập.
Ví dụ:
- Bước 2: Đặt tên cho các thành phần đã nhập bằng cách: Đánh dấu từng cột, nhấp chuột phải và chọn Xác định tên…
Ví dụ, trong danh sách dưới đây, sẽ cần đặt tên 3 lần cho 3 cột tương ứng: Danh sách phụ trách đội Đỏ, Danh sách phụ trách đội Vàng và danh sách phụ trách Đội Xanh.
Hộp thoại Tên mới xuất hiện, nhập tên của bạn vào trường Tên và hãy nhấn ĐƯỢC RỒI. Lưu ý rằng tên bạn nhập không được chứa khoảng trắng và phải khớp với thông tin phụ thuộc (ví dụ: Đỏ, Vàng, Xanh lam).
- Bước 3: Đánh dấu các ô cần tạo Danh sách thả. Đi đến thẻ Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu, bạn chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 4: Menu Xác nhận dữ liệu hiển thị. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:
- Trong phần Cho phép, bạn nhấn chọn Danh sách.
- Trong phần Nguồn, bạn nhập công thức sau và nhấn ĐƯỢC RỒI.
= INDIRECT (SUBSTITUTE (địa chỉ của ô phụ thuộc; “”; “”))
Trong đó, trong địa chỉ ô phụ thuộc, bạn cần nhập vị trí của ô đầu tiên chứa thông tin phụ thuộc.
Như trong ví dụ dưới đây, cột Cán bộ phụ trách sẽ phụ thuộc vào Đội Đỏ, Vàng hay Xanh. Vì lý do đó, địa chỉ ô bắt đầu của thông tin phụ thuộc sẽ nằm trong cột Độitức là địa chỉ là C7.
Kết quả:
Cách tạo Danh sách thả trong Excel với Xác thực dữ liệu nâng cao
Không cho phép nhập dữ liệu ngoài danh sách thả xuống
Khi bạn đã tạo Danh sách Thả trong Excel cho bất kỳ cột nào, nếu bạn muốn chỉ có thể chọn các phần tử bạn đã tạo cho cột đó từ danh sách thả xuống, hãy nhớ đánh dấu vào hộp. Trình đơn thả xuống trong ô khi bảng chọn Xác nhận dữ liệu hiển thị.
Khi đó, bạn sẽ chỉ có thể chọn dữ liệu được tạo trong Danh sách thả trong Excel chứ không thể nhập dữ liệu khác từ bên ngoài. Nếu bạn nhập dữ liệu khác, Excel sẽ báo lỗi.
Thêm hoặc xóa một mục trong Danh sách thả
Chỉnh sửa Danh sách Drop dựa trên một loạt các ô
- Bước 1: Thêm hoặc bớt bất kỳ ô nào bạn muốn trong cột thông tin của mình.
- Bước 2: Chọn các ô để chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel, chuyển đến tab Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 2: Bảng lựa chọn Xác nhận dữ liệu hiển thị. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:
- Trong phần Cho phép, bạn nhấn chọn Danh sách.
- Trong phần Nguồn, Nhấp vào biểu tượng hình vuông bên cạnh và chọn lại vùng thông tin sau khi đã thêm hoặc bớt.
- Bước 3: Nhấp vào hộp Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt. Cuối cùng, nhấn ĐƯỢC RỒI.
Chỉnh sửa danh sách thả chứa các mục được nhập theo cách thủ công
- Bước 1: Chọn ô để chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel, đi tới. chuyển hướng Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 2: Bảng lựa chọn Xác nhận dữ liệu hiển thị. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:
- Trong phần Cho phép, bạn nhấn chọn Danh sách.
- Trong phần Nguồn, bạn chỉnh sửa các thành phần như mong muốn.
- Bước 3: Nhấp vào hộp Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt. Cuối cùng, nhấn ĐƯỢC RỒI.
Tạo danh sách thả xuống động bằng OFFSET. hàm số
Nếu bạn tạo danh sách Drop trong Excel động, thì khi bạn chỉnh sửa thông tin của các cột dữ liệu, Drop List của bạn cũng sẽ được cập nhật tự động. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc.
- Bước 1: Tạo bảng tính bao gồm các thông tin cần nhập.
- Bước 2: Đặt tên cho các thành phần đã nhập bằng cách: Đánh dấu từng cột, nhấp chuột phải và chọn Xác định tên… Bạn ghi tên mình vào cột Tên, lưu ý đặt tên không có khoảng trắng. Sau đó, trong Đề cập đếnbạn nhập công thức:
= OFFSET (địa chỉ ô bắt đầu, 0,0, COUNTA (cột để tạo Danh sách thả))
Ví dụ:
- Địa chỉ ô bắt đầu đây là địa chỉ ô bắt đầu của cột để tạo danh sách thả xuống, trong ví dụ sẽ là ô C7.
- Cột để tạo Danh sách thả là địa chỉ từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của cột, trong ví dụ, nó sẽ là C7: C14.
- Bước 3: Đánh dấu các ô cần tạo Danh sách thả. Đi đến thẻ Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu, bạn chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 4: Menu Xác nhận dữ liệu hiển thị. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:
- Trong phần Cho phép, bạn nhấn chọn Danh sách.
- Trong phần Nguồn, bạn nhập công thức sau và nhấn ĐƯỢC RỒI.
= TÊN CỦA BẠN CHỈ ĐƯỢC TẠO
Ví dụ: trong hình trên, tên của cột mới tạo là Màu xanh lá cây, thì phần Nguồn sẽ nhập: = Màu xanh lá cây, cuối cùng nhấn ĐƯỢC RỒI.
Kết quả:
Sau đó, khi bạn thêm cột thông tin mới, cột Danh sách thả sẽ tự động cập nhật:
Làm thế nào để đánh dấu Drop List là không phải đầu vào?
Khi tạo Danh sách thả trong Excel với danh sách dài, bạn sẽ cần đánh dấu các ô trống để dễ quản lý và chỉnh sửa. Để thực hiện việc này, trong bước tạo Danh sách thả, hãy bỏ chọn hộp Bỏ qua trống.
Sau đó, bạn không cần phải chọn lại cột là Drop List mà chỉ cần bạn ở trong sheet này, bạn chỉ cần chuyển đến tab Drop List. Dữ liệubên trong Xác nhận dữ liệu chọn Dữ liệu không hợp lệ trong vòng kết nối.
Kết quả Excel sẽ khoanh tròn các ô trống chưa được nhập:
Để xóa dấu trang, chỉ cần chuyển đến tab Dữ liệubên trong Xác nhận dữ liệu chọn Xóa vòng kết nối xác thực.
Cách xóa danh sách Drop trong Excel
- Bước 1: Chọn ô có danh sách thả xuống. Đi đến thẻ Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu, chọn Xác nhận dữ liệu…
- Bước 2: Bảng lựa chọn Xác nhận dữ liệu xuất hiện, nhấn Quet sạch tât cả và hãy nhấn ĐƯỢC RỒI.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các thủ thuật sau của Thuthuat.tip.edu.vn về Excel:
Sau bài viết này, chắc chắn bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức về Drop List cũng như cách tạo Drop List trong Excel. Đừng quên Like, Share bài viết, cũng như thường xuyên ghé thăm Thuthuat.tip.edu.vn để biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.
Excel –