Tiết kiệm thời gian với cách trộn thư trong Word 2010

By Chán Vkl On May 13, 2022

Contents

Tính năng Phối thư trong Word 2010 Đây là một tính năng rất hay và hữu ích. Hãy tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn cần gửi giấy mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công, bạn mất bao lâu để hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó chỉ với vài cú nhấp chuột.

Trong bài viết này, Thuthuat.tip.edu.vn sẽ chỉ cho bạn cách Phối thư trong Word 2010. Bắt đầu nào!

Hợp nhất Thư trong Word (Mail Merge) gì?

Mail Merge là tính năng nâng cao trong Microsoft Word giúp bạn xử lý việc chèn danh sách, tệp tin,… vào một số tài liệu cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương, bảng lương. Hàng tháng…

Đây là một tính năng thực sự hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Cách trộn thư trong Word 2010

Để hoàn tất quá trình phối thư, bạn cần 2 tệp tài liệu:

Văn bản gốc: Phần nội dung văn bản đã được soạn sẵn và để trống nội dung cần điền, ví dụ: Thư mời, giấy báo nhập học thì để trống tên người nhận, đơn vị nhận / đơn vị, địa chỉ, số điện thoại…
Dữ liệu gốc: Thông tin, dữ liệu của từng cá nhân, đơn vị để điền vào chỗ trống trong văn bản đã soạn sẵn.

1. Cách phối thư trong Word 2010 bằng cách tạo danh sách chèn mới

Bước 1: Bạn đi đến tab Thư từ trên thanh công cụ >> Chọn Bắt đầu kết hợp thư >> Chọn Thuật sĩ Hợp nhất Thư từng bước.

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Đầu tiên, trong Chọn loại tài liệu chọn Lá thư >> Chọn Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu trong phần Bước 1/6.
Tiếp theo, Chọn Sử dụng tài liệu hiện tại trong mục Chọn tài liệu bắt đầu >> Chọn Tiếp theo: Chọn người nhận trong phần Bước 2/6.
Chọn Nhập danh sách mới trong mục Chọn người nhận >> Chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn trong Bước 3/6.

Bước 3: Cửa sổ Danh sách địa chỉ mới xuất hiện >> Chọn Tùy chỉnh các cột.

Bước 4: Trong hộp thoại Tùy chỉnh danh sách địa chỉbạn có thể tùy chỉnh dữ liệu như:

Thêm vào: Thêm các lĩnh vực.
Xóa bỏ: Xóa các trường hiện có.
Đổi tên: Đổi tên các trường hiện có.

Sau khi hoàn thành, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Bước 5: Điền thông tin cơ bản của các trường.

Ví dụ:

Lối đi mới: Thêm dòng mới.
Xóa mục nhập: Xóa dòng.
Tìm thấy: Tìm kiếm.

Sau khi chọn xong ĐƯỢC RỒI.

Bước 6: Cửa sổ Lưu danh sách địa chỉ xuất hiện >> Đặt tên cho tệp này rồi chọn Cứu.

Bước 7: Tại khung Người nhận kết hợp thưbạn có thể sửa đổi thông qua các chức năng như:

Loại: Sắp xếp dữ liệu theo một trường nhất định.
Lọc: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
Tìm bản sao: Tìm và xóa dữ liệu tương tự.
Xác thực địa chỉ: Xác nhận địa chỉ.

Sau đó chọn ĐƯỢC RỒI.

Bước 8: Quay lại cửa sổ Mail Merge.

Chọn Sử dụng danh sách hiện có trong Chọn người nhận >> Chọn Tiếp theo: Viết thư của bạn trong phần Bước 3/6 >> Chọn Nhiều mặt hàng hơn.

Bước 9:

Hộp thoại Chèn trường hợp nhất xuất hiện >> Chọn Trường cơ sở dữ liệu.
Sau đó chọn lĩnh vực đã thiết kế >> Chọn Chèn tại các vị trí >> Chọn Tiếp theo: Xem trước bức thư của bạn.

Bước 10: Sau khi chèn các trường >> Chọn Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất.

Bước 11:

Trên thanh công cụ, chọn tab Thư từ.
Tiết diện Kết thúc & Hợp nhất >> Chọn Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ.
Cửa sổ Hợp nhất với tài liệu mới xuất hiện >> Chọn Tất cả các >> Chọn ĐƯỢC RỒI.

2. Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng tệp Excel

Bước 1:

Bạn thực hiện tương tự bước 1 và bước 2 như cách gộp thư trong Word 2010 bằng cách tạo danh sách chèn mới ở trên.
Nhưng trong Bước 3/6 >> Chọn Sử dụng danh sách hiện có >> Chọn Trình duyệt.
Chọn tệp Excel với dữ liệu bạn cần >> Chọn Mở.

Bước 2: Chọn trang tính chứa dữ liệu trong tệp Excel >> Chọn ĐƯỢC RỒI.

Bước 3: Lặp lại các bước từ 7 đến 11 như cách hợp nhất thư trong Word 2010 bằng cách tạo danh sách chèn mới ở trên.

Ghi chú: Khi hợp nhất thư với tệp Excel, danh sách trong tệp cần được tạo từ dòng đầu tiên. Không được có ô hiển thị ở trên và dưới, nếu không bạn sẽ tạo các tab trống. Để tránh điều đó, bạn nên bỏ chọn các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Người nhận kết hợp thư.

Cách hợp nhất nhiều thư trong Word 2010

Để hợp nhất nhiều thư trong một trang trong Word 2010, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu và nội dung của tệp Word cần trộn.

Bước 2: Để nhân nhiều nội dung cùng một lúc, hãy sao chép nội dung trong tệp Word >> vào. Thẻ Thư từ >> Bắt đầu kết hợp thưe >> Chọn Nhãns >> Chọn Nhãn mới.

Cửa sổ Chi tiết nhãn xuất hiện, đặt các thông số mong muốn và chọn ĐƯỢC RỒI.

Tiếp theo, bạn dán nội dung đã sao chép gốc vào ô nhãn đầu tiên >> Chọn Cập nhật nhãn trong thẻ Thư từ để nhân nhiều nhãn có cùng nội dung trên cùng một trang.

Bước 3: Cũng trong thẻ Thư từchọn Chọn người nhận >> Chọn Sử dụng danh sách hiện có >> Chọn tệp Excel chứa bảng dữ liệu cần chèn.

Bước 4: Tại vị trí bạn cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của tệp Word, chọn Chèn trường hợp nhất và chọn nội dung tương ứng.

Làm tương tự đối với thông tin bên dưới. Sau khi chọn nhãn đầu tiên, hãy nhấn chọn Cập nhật nhãn để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.

Bước 5: Để kiểm tra kết quả, hãy chọn Xem trước kết quả. Nếu thực hiện đúng các bước trên, bạn sẽ thấy mỗi mục của mỗi nhãn sẽ hiển thị thông tin tương ứng với bảng dữ liệu mà không bị trùng lặp.