Contents
Ma trận quản lý thời gian là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, không chỉ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên mà còn loại bỏ những công việc không cần thiết, giảm thiểu nguyên nhân gây ra căng thẳng. Trong bài viết này, Thuthuat.tip.edu.vn sẽ giới thiệu với độc giả về ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách sử dụng nó một cách hiệu quả.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được đặt theo tên người tạo ra nó, tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Dwight D. Eisenhower. Đây là phương pháp quản lý thời gian giúp tăng hiệu quả công việc, loại bỏ những công việc không cần thiết gây lãng phí thời gian.
Một trong những câu nói nổi tiếng của ông là “hầu hết những điều khẩn cấp đều không quan trọng và hầu hết những điều quan trọng đều không khẩn cấp”. Được dịch ra có nghĩa là “hầu hết những việc khẩn cấp không quan trọng và những việc quan trọng nhất không khẩn cấp.”
Khi bạn thực sự bận rộn và vội vàng, bạn rất dễ bỏ qua sự phân biệt giữa điều quan trọng và điều gì khẩn cấp. Hai từ này thường có vẻ có thể thay thế cho nhau, nhưng có sự khác biệt lớn giữa chúng và sự khác biệt này tạo thành mấu chốt của ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
Ma trận này về cơ bản là một cách để tìm ra những gì bạn nên làm và thực hiện cam kết của mình một cách có ý thức hơn, điều mà Eisenhower được biết là làm tốt.
Bản chất của chúng tôi là ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp. Khi chúng ta biết thời hạn sắp đến, bộ não phản ứng của chúng ta sẽ bắt đầu hoạt động. Chúng ta sẽ dồn hết sức lực để hoàn thành một việc gì đó đơn giản vì nó khẩn nỗ lực khiến họ trở nên hưng phấn. Nhưng khi điều đó qua đi, chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi đã dành cả ngày để làm những việc không thực sự quan trọng.
Nhà giáo dục và doanh nhân người Mỹ Stephen Covey hiểu rõ “cơn nghiện cấp bách” này và để giúp xác định điều gì thực sự quan trọng so với điều gì khẩn cấp, ông đã tạo ra ma trận quản lý thời gian của mình.
Các cấp độ của Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower, những công việc quan trọng được hiểu là những việc dù là nhóm hay cá nhân đều cần phải lên kế hoạch và là công việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Sự hối thúc sẽ dẫn đến hậu quả nếu bạn không hành động ngay lập tức, do đó đòi hỏi bạn phải dành thời gian tập trung làm mọi việc trong trạng thái tiêu cực và vội vàng.
Do đó, các cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower dựa trên hai yếu tố, tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, được sắp xếp theo thứ tự:
- Quan trọng và khẩn cấp (những công việc cần thực hiện ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (các nhiệm vụ được lên lịch sau).
- Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên giao nhiệm vụ cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian
Sau khi biết 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bây giờ Thuthuat.tip.edu.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách áp dụng ma trận này. Đầu tiên, hãy lập danh sách những công việc bạn phải làm, kể cả những công việc không quan trọng nhưng chiếm nhiều thời gian của bạn. Sau đó, sắp xếp chúng dựa trên 4 cấp độ:
- Khẩn cấp và quan trọng
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng
Sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể tự tin áp dụng nó cho các kế hoạch lớn (kế hoạch một tuần) cũng như kế hoạch hàng ngày.
Mức 1 (P1): Quan trọng, Khẩn cấp
Ở cấp độ này, các nhiệm vụ phải được ưu tiên bao gồm:
- Các sự kiện không lường trước: Bệnh tật, các cuộc gọi quan trọng, các cuộc họp khẩn cấp, v.v.
- Các sự kiện có thể dự đoán trước: Các cuộc họp được lên kế hoạch trước, các cuộc họp định kỳ, sinh nhật của những người thân yêu, đám cưới, v.v.
- Các sự kiện do chậm trễ đến gần thời hạn: báo cáo, kiểm tra, thuyết trình, v.v.
Loại 1, loại 2 những điều chúng ta thường không thể tránh khỏi. Riêng với kiểu thứ 3, chúng ta có thể giảm bớt bằng cách chuyển chúng sang cấp độ 2. Tuy nhiên, lời khuyên của chúng tôi dành cho bạn là hãy bỏ thói quen này để giảm bớt áp lực.
Mức độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp
Những việc ở mức độ này, bạn nên dành nhiều thời gian để sắp xếp chúng hợp lý để hoàn thành công việc. Những việc này thường không khẩn cấp nhưng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm và đạt được kết quả như mong muốn.
Nếu bạn đang làm việc trên P2 và công việc P1 xuất hiện, thì hãy hoàn thành công việc P1 trước. Hãy giải P2 sau khi bạn đã giải quyết P1.
Mức độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
Bỗng một ngày có những điều xuất hiện nhưng lại không quan trọng, điều này khiến bạn mất kiểm soát. Bạn phải tìm cách giải quyết những vấn đề này càng nhanh càng tốt. Nếu bạn không thể hoàn thành chúng, hãy học cách nói không và kết thúc chúng một cách lịch sự.
Mức 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp
Đối với những việc không quan trọng và cấp bách, bạn không nên dành thời gian cho chúng hoặc dành ít hơn 5% thời gian của mình. Vì chúng làm tiêu tốn thời gian của bạn, gây trở ngại cho những công việc cần làm khác mà không mang lại lợi ích gì.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi như: Điều này sẽ giúp tôi chứ? Chơi game có giúp tôi học tốt hơn không? Hay tôi phải xem phim này?
Bạn có thể tham khảo cách phân bổ thời gian phù hợp với 4 cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower như sau:
- P1: ~ 15% – 20%
- P2: ~ 60% – 65%
- P3: ~ 10% – 15%
- P4: <5%
Ma trận quản lý thời gian cho sinh viên
Mỗi chúng ta đều được dành 24 giờ mỗi ngày để sống, làm việc và học tập. Nhưng sử dụng thời gian như thế nào cho hợp lý và hiệu quả là tùy thuộc vào sự lựa chọn của mỗi người.
Vì vậy, đối với những bạn đang còn đi học, hãy cố gắng quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả bằng cách áp dụng ma trận quản lý thời gian. Thuthuat.tip.edu.vn sẽ chia sẻ với các bạn một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho sinh viên dựa trên ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
Xác định những gì nên làm và không nên làm
Đối với những việc quan trọng, khẩn cấp như: thời hạn quan trọng cần thời gian, vấn đề phát sinh cần giải quyết gấp,… thì bạn cần ưu tiên làm trước và sắp xếp thời gian thích hợp.
Những việc quan trọng, không khẩn cấp như: Hạn quan trọng không cần thời gian, học thêm một kỹ năng mới, tập thể dục, thể thao,… Sau khi ưu tiên những việc quan trọng và khẩn cấp, bạn sẽ tiếp tục xử lý công việc. Làm điều này cho phù hợp với khung thời gian của bạn.
Những việc không quan trọng gấp gáp như: Hạn chót không quan trọng thời gian gần kề, email, cuộc gọi,… Những việc này, bạn có thể giải quyết nhanh chóng, hoặc học cách từ chối.
Hoặc với những việc không quan trọng, không gấp gáp như hoạt động giải trí, lướt web, xem phim,… thì bạn cần xóa chúng đi để tập trung cho những công việc trên.
Lập danh sách việc cần làm
Bước tiếp theo trong ma trận quản lý thời gian là tạo thói quen mỗi tối trước khi ngủ, dành một khoảng thời gian ngắn để suy nghĩ về những việc bạn cần làm ngày mai và những việc cần làm, và lên danh sách việc cần làm cho ngày mai.
Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát công việc nào cần hoàn thành và công việc nào không cần động đến. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn trực quan hơn trong việc sắp xếp thời gian và hiểu được tổng thể công việc mình đang làm.
Học cách nói không
Với nhiều người, tuy còn nhiều việc chưa hoàn thành nhưng lại nhận thêm việc về mình. Nguyên nhân có thể là sợ mất lòng hoặc không nhìn rõ khả năng và điều kiện của bản thân.
Tuy nhiên, bạn phải học cách từ chối để ưu tiên những công việc còn dang dở và sắp xếp lại thời gian hợp lý cho bản thân.
Ý thức về thời gian của chính bạn
Hãy tưởng tượng bạn 18 tuổi và sống đến 90 tuổi, có vẻ như là rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, khi nhìn vào biểu đồ bên dưới, bạn sẽ không thấy thời gian ở đâu cả.
Vì vậy, hãy cố gắng áp dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả, tận dụng thời gian còn lại một cách hữu ích nhất.
Một số bài viết khác bạn có thể tham khảo:
Trên đây là những thông tin liên quan đến ma trận quản lý thời gian và cách sử dụng ma trận hiệu quả mà Thuthuat.tip.edu.vn muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng những thông tin trên trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Hãy Like, Share và ghé thăm Thuthuat.tip.edu.vn thường xuyên để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích khác.
Đó là gì –