Contents
Trong thời đại ngày nay, gửi / nhận email là một cách giúp mọi người trên thế giới giao tiếp với nhau. So với gửi thư qua đường bưu điện, gửi thư điện tử hiện nay nhanh hơn, rẻ hơn và vô cùng tiện lợi. Và bạn cũng có thể nhận được phản hồi của họ ngay lập tức. Nhưng nếu bạn không biết cách gửi email cho bạn bè, đồng nghiệp hoặc đối tác, thì bạn phải làm thế nào?
Trong bài viết sau, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi email đầu tiên bằng ứng dụng Gmail và cách làm cho nó trở nên chuyên nghiệp hơn. Cũng như một số tính năng cơ bản của Gmail mà bạn thường sử dụng trong tài khoản của mình.
Làm cách nào để gửi email bằng Gmail?
Tóm tắt quy trình: Bạn cần tạo một tài khoản Google mới và sau đó đăng nhập vào Gmail. Sau đó soạn một email mới và gửi đến địa chỉ người nhận. Hãy xem cách gửi email bằng tài khoản Gmail.
Tạo tài khoản Google (Gmail)
Bước 1: Vào trang đăng ký tài khoản Google.
Bước 2: Nhập địa chỉ email, mật khẩu và các thông tin liên quan để hoàn tất quá trình cài đặt.
Nếu bạn không thoải mái hoặc gặp khó khăn khi thực hiện việc này, hãy đọc bài viết Cách đăng ký tài khoản Gmail của chúng tôi để tìm hiểu thêm.
Cách soạn và gửi email trong Gmail
Trên trang chủ Gmail, đăng nhập vào tài khoản Gmail đã tạo ở trên và làm theo các bước bên dưới:
Bước 1: Từ cửa sổ chính của Gmail, nhấn vào nút Soạn thư trên góc trái màn hình.
Bước 2: Một biểu mẫu có tên “Tin nhắn mới” sẽ xuất hiện ngay lập tức.
Trước khi bắt đầu điền vào các trường thông tin có trong biểu mẫu này, bạn có thể phóng to nó trên màn hình của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng “toàn màn hình” (phóng to).
Bước 3: Trong biểu mẫu Bài đăng mới, hãy điền vào các trường trống sau:
- Đến
- chủ đề
- nội dung của email
Trong trường Tới: Nhập địa chỉ email của người sẽ nhận được thư này. Địa chỉ e-mail phải được nhập chính xác.
Trong trường Chủ đề: Đây là phần mô tả ngắn gọn nội dung của bức thư. Nó hiển thị cho người nhận trước khi đọc nội dung email.
Lưu ý: Hãy cẩn thận với những gì bạn nhập vào trường Chủ đề này. Bởi vì nếu bạn nhập một chủ đề vô nghĩa hoặc để trống, email của bạn có thể bị đánh dấu là thư rác và người nhận sẽ rất khó khăn để tìm thấy nó.
Bước 4: Nhập nội dung của email
Ngoài việc nhập văn bản cho email, bạn có thể làm cho nội dung tin nhắn của mình trông chuyên nghiệp hơn bằng cách thêm hình ảnh hoặc tùy chỉnh phông chữ.
Đầu tiên, nhập nội dung bạn cần gửi.
Bước 5: Nhấp vào “Gửi” để gửi email đầu tiên của bạn đến địa chỉ người nhận.
Tuy nhiên, để nội dung email chuyên nghiệp hơn, bạn có thể tham khảo một số bước để làm nổi bật nội dung email của mình hoặc các bước kiểm tra nội dung email đã đầy đủ chưa.
Hướng dẫn định dạng nội dung cho Gmail
Chúng ta có thể thấy các tùy chọn định dạng văn bản ở cuối “Tin nhắn mới”. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy nhấn vào biểu tượng A được gạch chân ở bên trái của nút Gửi.
Để định dạng nội dung email, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó chọn các định dạng bạn muốn thay đổi bên dưới.
Ví dụ: tôi đã chọn Dấu đầu dòng in đậm và In đậm vào mỗi ngày báo cáo. Và đó là nội dung email sẽ gửi.
Hướng dẫn đính kèm tệp vào Gmail
Để đính kèm tệp từ máy tính hoặc Google Drive của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng tệp đính kèm (giống như một chiếc kẹp giấy) bên dưới. Sau đó chọn tệp bạn muốn đính kèm vào Gmail.
Lưu ý: Kích thước tệp đính kèm tối đa là 25MB và bạn không thể đính kèm tệp .exe vì tệp này có thể chứa vi-rút.
Hướng dẫn chèn liên kết trong thư Gmail
Bạn cũng có thể thêm liên kết email hoặc URL vào email của mình. Để thêm liên kết, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn và nhấp vào biểu tượng Chèn liên kết ở cuối trình đơn. Và cửa sổ Chỉnh sửa liên kết xuất hiện:
Trong trường Văn bản để hiển thị, hãy nhập nội dung bạn muốn hiển thị.
Tiếp theo, nhập liên kết, có thể là địa chỉ trang web hoặc địa chỉ email.
- Để thêm địa chỉ trang web, hãy chọn hộp bên cạnh “Địa chỉ web” và nhập URL.
- Để thêm địa chỉ email, hãy chọn hộp bên cạnh “Địa chỉ email” và thêm địa chỉ email.
Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra độ an toàn của liên kết bằng cách nhấp vào nút “Kiểm tra liên kết này”.
Nhấp vào nút OK để hoàn tất cài đặt và liên kết của bạn sẽ được gửi kèm trong email.
Hướng dẫn cách thêm biểu tượng cảm xúc (emoji) vào Gmail
Để thêm biểu tượng cảm xúc vào email, hãy nhấp vào nút Thêm biểu tượng cảm xúc trong menu trình chỉnh sửa email.
Bạn có thể sử dụng thanh cuộn chuột bên phải để tìm kiếm thêm các biểu tượng cảm xúc phù hợp hơn với nội dung tin nhắn. Sau khi chọn biểu tượng cảm xúc bạn muốn, hãy nhấn vào biểu tượng đó để thêm vào tin nhắn.
Lưu ý: Hãy nhớ rằng, nếu email của bạn được gửi cho bạn bè của bạn, bạn có thể thêm một số biểu tượng cảm xúc. Tuy nhiên, nếu đó là một email quan trọng thì bạn không nên sử dụng nó vì nhiều người sẽ nghĩ xấu về bạn.
Hướng dẫn thêm hình ảnh vào Gmail
Bạn có thể chèn một hình ảnh vào nội dung của một email. Nhấp vào nút Chèn Ảnh trên thanh công cụ bên dưới.
Có bốn cách bạn có thể chọn và thêm hình ảnh vào email:
- Thêm hình ảnh bằng cách kéo và thả chúng khỏi màn hình của bạn
- Chọn hình ảnh bằng cách nhấp vào nút “Chọn ảnh để tải lên”.
- Sử dụng URL hình ảnh.
- Chọn một hình ảnh từ anbom Tài khoản Google của bạn.
Sau khi thực hiện lựa chọn của bạn, hãy nhấp vào nút “Chèn” ở góc dưới cùng để thêm hình ảnh vào Gmail.
Cách tạo bản sao của email cho nhiều người
Bạn có thể dễ dàng gửi bản sao email cho nhiều người theo hai cách:
Sử dụng tính năng CC (Carbon Copy): Đây là tính năng giúp bạn tạo bản sao của email cho nhiều người nhận mà người nhận BIẾT ai cũng sẽ nhận được cùng một bản sao email với họ.
Sử dụng tính năng BCC (Blind Carbon Copy): Tương tự như CC, tính năng này cũng hỗ trợ sao chép email cho nhiều người một lúc, điểm khác biệt duy nhất là người nhận KHÔNG BIẾT mình là ai và nhận cùng một bản sao.
Để sử dụng các chức năng CC và BCC, hãy di chuyển con trỏ chuột đến trường “Tới” và hai chức năng này sẽ xuất hiện ở phía bên phải.
Để mở chức năng CC, hãy nhấn nút “CC” và chức năng sẽ xuất hiện trong trường “Tới”. Tương tự như vậy, bạn có thể nhấn vào nút “BCC” cũng xuất hiện trong trường “Tới”.
Nhập địa chỉ email của người nhận để họ có thể nhận được bản sao của email trong các trường CC hoặc BCC mà bạn đã chọn.
Kiểm tra nội dung của email
Trước khi bạn gửi thư, bạn nên kiểm tra chúng một cách cẩn thận. Vui lòng kiểm tra chi tiết người gửi, nội dung có đúng không. Gmail cũng cho phép bạn kiểm tra tài liệu của mình để tìm lỗi.
Nếu email của bạn chưa sẵn sàng để gửi, hãy lưu nó ở chế độ nháp.
Chúng ta hãy xem xét một số tính năng để giúp bạn xác minh.
Kiểm tra chính tả trong Gmail
Để kiểm tra chính tả trong email, hãy nhấn vào ba dấu chấm ở góc bên phải của cửa sổ soạn email. Nhiều tùy chọn sẽ xuất hiện, hãy nhấp vào nút “Kiểm tra Chính tả”.
Lỗi hiển thị được tô sáng và tô màu đỏ.
Sau khi chỉnh sửa toàn bộ nội dung email. Nhấp vào nút Kiểm tra lại để xem bạn có mắc lỗi chính tả nào không.
Hướng dẫn cách lưu email ở chế độ nháp (nháp) trong Gmail
Không quá khó để lưu thư Gmail ở chế độ nháp. Bạn chỉ cần nhấp vào X để tắt nó ở góc trên cùng của cửa sổ thành phần email. Và nó sẽ được tự động lưu vào phần “Bản nháp” bên trái.
Hướng dẫn xóa thư bằng Gmail
Nếu bạn quyết định không gửi thư Gmail của mình, hãy xóa nó. Nhấp vào nút Bỏ bản nháp.
Hướng dẫn chuyển tiếp thư trong Gmail
Tìm hiểu email nào bạn cần để chuyển tiếp cho người khác bằng cách nhấp vào “Hộp thư đến” (Inbox) hoặc “Đã gửi” (Sent).
Bước 1: Mở email bạn muốn chuyển tiếp. Nhấp vào ba dấu chấm ở góc bên phải.
Bước 2: Chọn “Chuyển tiếp”.
Bước 3: Nhập tên người nhận vào trường Đến. Nếu muốn, bạn có thể bật các tính năng CC và BCC để chuyển tiếp đến nhiều người hơn.
Hướng dẫn trả lời và trả lời thư trong Gmail
Bước 1: Chọn “Hộp thư đến” (Inbox) để tìm kiếm email mà bạn cần trả lời người gửi.
Bước 2: Mở email này và nhấp vào nút “Reply” (Trả lời).
Bước 3: Nhập nội dung cần phản hồi cho họ. Và nhấn nút “Gửi”.
