Contents
Outlook là một trong những ứng dụng email được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Để hiểu được nhu cầu của người dùng, Microsoft đã tích hợp bộ cài cho Windows và Office 365. Hầu hết các công ty đều nhận ra rằng Outlook thực sự giúp ích cho mọi người trong công việc của họ. Bạn có biết nó không? Outlook là gì? và làm thế nào để cài đặt và sử dụng ứng dụng này? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Microsoft Outlook là gì?
Chắc hẳn nhiều bạn đã quen với khái niệm email đến giờ. Với e-mail, mọi người chỉ cần trao đổi thông tin và công việc của họ. Ngoài ra còn có nhiều ứng dụng đã phát triển dựa trên phát triển email, bao gồm cả Outlook. sau đó Outlook là gì?Đây có phải là một ứng dụng trao đổi chỉ email không?
Thực ra khái niệm Microsoft Outlook là gì? Không chỉ vậy, Microsoft đã thiết kế ứng dụng này trở nên linh hoạt hơn. Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân tổng hợp được phát triển bởi gã khổng lồ công nghệ này. Hiện tại, Outlook đã có sẵn trên cả Windows và nền tảng web, giúp người dùng truy cập và đồng bộ thông tin dễ dàng hơn.
Outlook là một ứng dụng quản lý cá nhân được sử dụng rộng rãi
Nói về đa chức năng, Outlook được sử dụng để làm gì? Ứng dụng này chứa các công cụ như: email, trình quản lý tác vụ, trình quản lý danh bạ, lịch, ghi chú,… Nhìn chung, Outlook chứa nhiều tiện ích cho phép người dùng sử dụng và quản lý thông tin cá nhân. Bạn có thể sử dụng nó độc lập hoặc kết hợp với nhiều ứng dụng khác của Microsoft. Một liên kết ví dụ điển hình ở đây là tất cả phần mềm trong gói Office 365, bao gồm cả Outlook.
Cho nên MS Outlook là gì?Đây là công cụ tốt nhất hiện nay mà các cá nhân có thể sử dụng trong công việc hoặc học tập. Ngoài ra, nhiều tổ chức lớn và uy tín cũng sử dụng nó như một công cụ chính để kết nối và chia sẻ với người dùng.
Lợi ích của Outlook
Không thể coi thường Outlook được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Vậy phần mềm Outlook có những ưu điểm gì? Hãy liệt kê một số lợi ích dưới đây:
- Tốc độ truy cập nhanh, quản lý email dễ dàng. Đây là điều mà bất kỳ ai sử dụng Outlook cũng có thể nhận ra. Các e-mail cũng dễ tra cứu hơn vì chúng được sắp xếp theo thời gian nhận và gửi. Ngoài ra, người dùng có thể gửi email có nhiều tệp đính kèm và khôi phục email đã xóa trong một khoảng thời gian xác định.
- Đồng bộ dữ liệu tốt. Đồng bộ hóa cho phép bạn truy cập vào Outlook trên nhiều thiết bị. Các tài liệu và đơn đặt hàng có thể dễ dàng xử lý bất cứ lúc nào.
- Liên kết với các ứng dụng mạng xã hội như Facebook, Twister,… Người dùng có thể tiện lợi kiểm tra email gửi đến và lướt web thỏa thích.
- Bảo mật cao, chống thư rác và thư rác. Nếu bạn cho rằng Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác dễ bị gửi thư rác thì Outlook lại không. Công nghệ bảo mật an toàn cho người dùng và chống thư rác, quảng cáo là điểm cộng lớn của ứng dụng này.
Outlook có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị
Ngoài ra, khi tìm hiểu sâu hơn về Outlook, bạn sẽ thấy một số tính năng khá tiện dụng. Ví dụ: đặt lời nhắc cho các cuộc hẹn, nhắc người dùng khi họ bỏ lỡ tin nhắn, mở nhiều cửa sổ cùng một lúc, v.v. Outlook là gì? ứng dụng này càng có nhiều lợi thế hơn.
Nhược điểm về Outlook
Mặc dù có những ưu điểm nhất định nhưng ứng dụng này vẫn có những hạn chế. Vậy nhược điểm của tài khoản Outlook là gì? Có thể kể đến một số điều sau:
- Không miễn phí, bạn phải trả phí bản quyền nếu muốn sử dụng. Thay vì được miễn phí như Gmail, người dùng Outlook phải trả phí. Bạn có thể mua toàn bộ bộ Office 365 hoặc chỉ một phần mềm.
- Khi người dùng truy cập thông qua Microsoft Outlook 365, dịch vụ này có thể bị dừng không liên tục.
- Hiệu suất có thể bị ảnh hưởng khi các thư mục trong Outlook chứa quá nhiều email.
- Nếu người dùng đã nâng cấp lên phiên bản Outlook mới, thì không thể hoàn nguyên về phiên bản cũ.
Vì được tích hợp sẵn trong Office nên trình cài đặt thường khá cồng kềnh
Mặc dù vậy, mọi người vẫn cài đặt Outlook cho máy tính của họ để sử dụng thường xuyên. Với khả năng kết nối và chia sẻ, các công ty trên thế giới đang khuyến khích nhân viên của mình sử dụng.
Cách cài đặt và sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu
Trước khi cài đặt và sử dụng Outlook trên máy tính, người dùng cần xác minh xem ứng dụng đã có sẵn trên thiết bị của họ hay chưa. Các cửa hàng thường cài đặt Outlook cho máy tính cho người mua mới. Phần mềm này sẽ có sẵn trên rất nhiều thiết bị.
Hướng dẫn Cài đặt Outlook
Đối với những bạn chưa có ứng dụng MS Outlook, hãy làm theo các bước bên dưới!
Bước 1: Định vị, tải xuống và cài đặt phần mềm Outlook trên PC của bạn. Đây là cách phổ biến nhất để tải xuống Outlook hiện nay. Khi truy cập vào Microsoft, bạn phải tải toàn bộ bộ ứng dụng văn phòng nên sẽ khá khó khăn.
Tìm Outlook và tải nó xuống máy tính của bạn
bước 2: Cài đặt và mở ứng dụng Outlook trên máy tính. Màn hình chính sẽ xuất hiện, người dùng cần nhập địa chỉ email và nhấn tiếp tục.
Nhập tên email và nhấn Tiếp theo
bước 3: Tại đây người dùng có thể liên kết thông qua tài khoản của một số ứng dụng như Google, iCloud, v.v. Vui lòng chọn khu vực email. IMAP / POP.
Chọn dịch vụ email bạn sử dụng
bước 4: Thực hiện cài đặt cấu hình cho e-mail Outlook của bạn. Điền thông tin như Tên e-mail, mật khẩu, máy chủ thư.. và sau đó nhấn Thêm tài khoản.
Nhập thông tin thích hợp
bước 5: Sau khi thiết lập tài khoản thành công, người dùng chỉ cần nhập đúng địa chỉ email đã thiết lập và nhấn Kết nối làm nhiều hơn.
Nhập địa chỉ email của bạn và nhấn Connect
Như vậy, chỉ với vài bước cơ bản là bạn đã có cách sử dụng Outlook thông qua tài khoản đã tạo. Đây là một tài khoản được liên kết với một công ty. Nếu bạn muốn sử dụng tài khoản cá nhân, bạn có thể nhấp vào Google hoặc Yahoo ở bước 3.
Hướng dẫn sử dụng Outlook cơ bản cho người mới
Nhiều bạn chưa biết cách sử dụng Microsoft Outlook sau khi cài đặt ứng dụng này? Sau đó chúng ta hãy thực hiện tương tự như bên dưới để có cách sử dụng MS Outlook dễ dàng nhất nhé!
Bước 1: Nếu bạn muốn gửi email trong ứng dụng này thì phải làm như thế nào? Vui lòng bấm vào Email mới để bắt đầu tạo và gửi email mới.
Chọn Email mới để tạo một email mới
bước 2: Để trả lời hoặc chuyển tiếp một tin nhắn, người dùng phải chọn tin nhắn đã nhận. Sau đó trên thanh công cụ bên dưới Trang Chủbạn chọn trả lờihoặc Trả lời tất cả hoặc chuyển tiếp email ở đó.
Cách chuyển tiếp hoặc trả lời tin nhắn
bước 3: Nếu bạn muốn tạo cuộc họp hoặc lên lịch cuộc họp, bạn có thể sử dụng chức năng gặp gỡ trong Outlook. Bạn chỉ cần nhấp vào đó Những thứ mới trong thanh công cụ và chọn gặp gỡ Cuộc hẹn cuộc họp có thể được bắt đầu.
Cách tạo và lên lịch một cuộc họp
Ngoài ra còn rất nhiều tính năng khác trong Outlook đang chờ bạn khám phá. Đây là những cách sử dụng Microsoft Outlook cơ bản được nhiều người dùng hiện nay.
Tôi hy vọng những thông tin trong bài đã giúp bạn tìm hiểu và hiểu thêm về nó Outlook là gì? cũng như cách sử dụng ứng dụng này. Việc quản lý dữ liệu cá nhân, tài liệu học tập và công việc trở nên dễ dàng hơn với Outlook. Đây là phần mềm đa chức năng và rất hữu ích cho mọi người.