Hướng dẫn cách nén file PDF để gửi Email đầy đủ nhất

Học cách Nén tệp PDF để gửi Email cùng với nhau Thuthuat.tip.edu.vn sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề giảm / nén các tập tin PDF lớn để gửi một tập tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Tập tin đính kèm là gì?

Định nghĩa

Đính kèm tệp (Đính kèm) là cách tôi gửi một tệp tài liệu cho người khác. Trong email, nội dung thường là văn bản ngắn, hình ảnh, tài liệu PDF, tài liệu Doc, tài liệu Excel … trao đổi giữa người với người, hoặc một người với một nhóm.

Email thường sẽ giới hạn dung lượng gửi (không quá 25M) nên người dùng thường chọn cách nén các tập tin có dung lượng lớn và đính kèm tập tin (Attach files) để gửi email một cách dễ dàng.

Các bước đính kèm tệp PDF để gửi Email

Bước 1: Truy cập vào gmail.com Đăng nhập vào tài khoản cá nhân của bạn -> + Soạn thư (Một cửa sổ soạn thảo tin nhắn xuất hiện)

Bước 2: Bấm vào biểu tượng ghim (đính kèm tệp) -> Chọn tệp đính kèm

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết: Email người nhận, tiêu đề nội dung, văn bản gửi đến người nhận (kiểm tra thông tin đầy đủ bao gồm cả tệp đính kèm) -> Gửi (Gửi email hoàn chỉnh bao gồm cả tệp đính kèm).

Giải quyết vấn đề nén tệp PDF để gửi Email

Có hai cách để giải quyết vấn đề giới hạn tệp trong Email:

• Nén tệp PDF trước khi tải lên tệp đính kèm: Cách nén file PDF này giúp bạn giảm dung lượng file tối đa, tải lên và gửi Email như bình thường
• Tải tệp PDF lên Drive và gửi tệp đính kèm qua liên kết của Drive: Điều này giúp gửi các tệp lớn.

Nén tệp PDF thành email trên máy tính của bạn và tải lên với tệp đính kèm

Nén tập tin PDF để gửi Email trên máy tính, có nhiều cách trực tuyến và ngoại tuyến. Người dùng có thể nén file PDF trực tuyến thông qua các trang web, phần mềm nén PDF hoặc các ứng dụng nén file PDF trên điện thoại thông minh tùy theo sự lựa chọn sao cho phù hợp với nhu cầu của người dùng.

Bước 1: Chọn tệp PDF để nén -> Chọn nơi thích hợp để nén tệp PDF như các bước dưới đây

Bước 2: Tải xuống tệp đính kèm: Chọn biểu tượng Ghim (tệp đính kèm) -> Chọn tệp PDF để gửi (tệp PDF nén thường có zip, rar, …)

Bước 3: Điền nội dung bao gồm email người nhận, chủ đề, nội dung tin nhắn cần gửi (bao gồm cả tệp đính kèm) -> Gửi

Gửi tệp PDF qua Google Drive

Bước 1: Điền vào tất cả nội dung cần gửi và chọn biểu tượng Drive để tải tệp xuống

Bước 2: Chọn tệp để gửi trong Drive (trước khi chọn tệp trong Drive, bạn phải đảm bảo một thứ đã được tải lên Drive) -> Chèn

Bước 3: Gửi email có nội dung và đính kèm tệp Drive

Mở tệp đính kèm PDF khi gửi Email

Nếu bạn nhận được một email điện tử có đính kèm. Điều đầu tiên bạn nên kiểm tra thông tin người gửi.

• Nếu đối tượng lạ, không mở tệp vì nó có thể chứa vi-rút hoặc phần mềm độc hại. Mặc dù Gmail có phần mềm quét virus tự động nhưng phòng bệnh hơn chữa bệnh là tốt nhất.
• Nếu đối tượng biết / tin tưởng chúng ta, chúng ta có thể mở tệp đính kèm theo 2 trường hợp sau:

Mở tệp đính kèm PDF trong Email

Khi mở thư Email có tệp đính kèm, nội dung sẽ hiển thị trên màn hình và tệp đính kèm sẽ hiển thị ở phía dưới.

• Cách 1: Bạn có thể nhấp trực tiếp vào tệp và xem trực tiếp trên trang hiển thị
• Cách 2: Có 2 biểu tượng trên tệp đính kèm: Mũi tên xuống và biểu tượng Ổ đĩa

– Mũi tên: Tải nội dung xuống máy tính của bạn

– Biểu tượng ổ đĩa: Lưu vào Drive lưu tệp đính kèm vào bộ nhớ Google Drive của bạn

Mở tệp có tệp lưu trữ PDF đính kèm trong Email

Tương tự, khi mở email bằng tệp nén hoặc không nén, tệp đính kèm sẽ vẫn được hiển thị ở cuối. Trên tệp hiển thị biểu tượng mũi tên và Google Drive.

• Bấm vào mũi tên: Tải tệp xuống máy tính của bạn và giải nén
• Google Drive : tải tệp lên kho lưu trữ Google Drive

Tải tệp xuống máy tính của bạn

Bước 1: Bấm vào biểu tượng mũi tên -> Tải file PDF nén về máy tính

Bước 2: Tập tin tải về dưới dạng tập tin nén (cần giải nén tập tin) -> Giải nén thành (Giải nén) -> Chọn đích của tập tin -> OK

Hoàn thành bước giải nén file PDF, xem nội dung như các file bình thường khác.

Tải xuống tệp bằng Google Drive

Bước 1: Thêm tệp vào Drive

Bấm vào biểu tượng thêm vào Drive -> Chọn vị trí lưu tệp -> Di chuyển vào đây

Bước 2: Giải nén bằng Bộ giải nén ZIP.

Bấm vào tệp cần giải nén, bấm chuột phải để hiển thị cửa sổ -> Mở bằng -> ZIP Extractor -> Giải nén -> Xem tệp

Ngoài việc mở tệp nén được đính kèm với tệp PDF thông qua Drive, việc gửi tin nhắn không nén dễ dàng hơn nhiều. Bạn chỉ cần bấm vào liên kết Drive (file file không nén) để hiển thị kết quả trực tiếp trên màn hình.

Gửi file dung lượng lớn sẽ không còn là vấn đề khó khăn với bạn nếu bạn biết các bước nén, giải nén file pdf, gửi file qua Google Drive. Hi vọng được chia sẻ từ Thuthuat.tip.edu.vn sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề Nén tệp PDF để gửi Email càng nhanh càng tốt.

Trình quản lý PDF –