Contents
Microsoft Excel là một chương trình phần mềm có sẵn trong bộ Microsoft Office 2019 và các phiên bản trước đó. Nó được sử dụng để tạo bảng tính, tài liệu trong đó dữ liệu được trình bày theo hàng và cột – giống như một bảng lớn.
Vì tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu tuyệt vời, Excel đã trở thành một trong những chương trình phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất trong kinh doanh kể từ khi ra đời vào năm 1985.
Microsoft Excel, cùng với Microsoft Word và PowerPoint, là ba chương trình văn phòng cơ bản nhất đi kèm với tất cả các phiên bản của Microsoft Office.
Microsoft Excel là gì?
Microsoft Excel là một chương trình bảng tính để ghi và phân tích dữ liệu số. Hãy coi bảng như một tập hợp các cột và hàng cùng nhau tạo thành một bảng dữ liệu lớn. Các chữ cái thông thường thường được gán cho các cột và các số cho các hàng. Điểm mà một hàng và một cột gặp nhau được gọi là một ô. Địa chỉ của ô dữ liệu được xác định bằng ký tự đại diện cho cột và số đại diện cho hàng.
Excel được sử dụng để làm gì?
Các chương trình bảng tính điện tử ban đầu dựa trên bảng tính giấy và thường được sử dụng cho các công việc kế toán. Do đó, bố cục của bảng tính trong Microsoft Excel tương tự như bảng tính trên giấy. Dữ liệu liên quan được lưu trữ trong các bảng, là một tập hợp các hộp hoặc ô hình chữ nhật nhỏ được sắp xếp theo hàng và cột.
Tất cả các phiên bản của Excel và các chương trình bảng tính khác có thể lưu trữ nhiều trang tính trong một tệp chung và lưu chúng trực tiếp vào máy tính. Tệp dữ liệu này thường được gọi là sổ làm việc và mỗi trang trong sổ làm việc là một trang tính riêng biệt.
Giới thiệu về ô và cột trong bảng Excel
Nếu bạn nhìn vào màn hình Excel – hoặc bất kỳ màn hình bảng tính nào khác – bạn sẽ thấy một trang tính hình chữ nhật được tạo thành từ các hàng và cột.
Trong các phiên bản Excel mới, mỗi trang tính chứa khoảng một triệu hàng và 16.000 cột dữ liệu, vì vậy bạn cần một bản đồ địa chỉ để theo dõi dữ liệu đang ở đâu.
Các hàng ngang được xác định bằng số (1, 2, 3) và cột dọc bằng các chữ cái trong bảng chữ cái (A, B, C). Các cột có hơn 26 được xác định bằng hai hoặc nhiều chữ cái, ví dụ: AA, AB, AC hoặc AAA, AAB …
Giao điểm giữa cột và hàng là một hình hộp chữ nhật nhỏ và được gọi là ô. Ô là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu trong một trang tính và vì một trang tính chứa hàng triệu ô như vậy, nên mỗi ô được xác định bằng tham chiếu ô của nó.
Tham chiếu ô là sự kết hợp của ký tự cột và số hàng, ví dụ: B. A3, B6 và AA345. Đối với tham chiếu ô, ký tự cột luôn đứng trước.
Kiểu dữ liệu, công thức và hàm trong Excel
Các loại dữ liệu mà một ô có thể chứa bao gồm:
- Con số
- Tài liệu
- Ngày và giờ
- Giá trị boolean
- công thức
Công thức được sử dụng để tính toán, thường kết hợp dữ liệu chứa trong các ô khác. Các ô dữ liệu này nằm trong các trang tính khác nhau hoặc thậm chí trong các sổ làm việc khác nhau.
Tạo công thức bắt đầu bằng cách nhập dấu “=” vào ô mà bạn muốn câu trả lời xuất hiện. Công thức có thể chứa các tham chiếu ô đến vị trí của dữ liệu và một hoặc nhiều hàm trang tính.
Các hàm trong Excel và các bảng tính điện tử khác là các công thức tích hợp được thiết kế để đơn giản hóa việc thực hiện nhiều phép tính khác nhau – từ các thao tác thông thường như nhập ngày và giờ đến các thao tác phức tạp hơn như định vị thông tin cụ thể trong các bảng dữ liệu lớn.
Microsoft Excel và dữ liệu tài chính
Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng cho kiểu dữ liệu này bao gồm:
- Thực hiện các phép tính cơ bản như tính tổng các hàng và / hoặc cột.
- Tìm các giá trị xác định lãi hoặc lỗ.
- Tính toán lịch trình khấu hao các khoản vay hoặc thế chấp.
- Tìm giá trị thống kê trung bình, tối đa, tối thiểu và các giá trị thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu cụ thể.
- Chạy các hoạt động phân tích dữ liệu thay đổi các biến cùng một lúc để xem nó ảnh hưởng như thế nào đến các dữ liệu khác như chi phí và lợi nhuận.
Các cách sử dụng khác của Excel
Các cách sử dụng khác mà Excel thường được sử dụng là:
- Vẽ biểu đồ dữ liệu hoặc đồ thị để giúp người dùng xác định xu hướng dữ liệu.
- Định dạng dữ liệu phù hợp giúp dữ liệu quan trọng dễ tìm và nội dung dễ nắm bắt.
- In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong các báo cáo.
- Sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
- Liên kết dữ liệu bảng tính và biểu đồ để sử dụng trong các chương trình khác như Microsoft PowerPoint và Word.
- Nhập dữ liệu vào các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác để phân tích.
Các lựa chọn thay thế Excel
Các chương trình bảng tính hiện tại khác có thể được sử dụng thay thế là:
- Google Trang tính: Một chương trình bảng tính dựa trên web hoàn toàn miễn phí.
- Excel Online: Phiên bản thu nhỏ của ứng dụng Excel, chạy trên nền web và hoàn toàn miễn phí.
- OpenOffice Calc: Một chương trình bảng tính có thể tải xuống miễn phí.
- LibreOffice Calc: Một phần mềm tương tự như Microsoft Excel nhưng miễn phí.