Contents
Khi viết thư mời, bằng khen, giấy báo nhập học… mà bạn muốn gửi đến nhiều người, thay vì làm thủ công. Là viết từng người một, việc này rất lâu và mất thời gian.
Sau đó, trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn, cách tạo lời mời hàng loạt trong wordsử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge).
Đây là một tính năng rất hữu ích. Tiết kiệm thời gian cho bạn khi tạo các tài liệu như: Thư mời, bằng khen, giấy báo nhập học … Gửi cho rất nhiều người.
Chỉ với một thao tác đơn giản, bây giờ chúng ta hãy bắt đầu!
Đọc thêm:
I. Chuẩn bị dữ liệu để viết
Mình đã chuẩn bị 1 file, trong đó đã có sẵn mẫu thư mời và danh sách khách mời.
Mẫu lời mời (Được tạo trong Word)
Danh sách khách (được tạo bằng Excel)
Bạn có thể tải 2 file trên tại đây, để thực hành theo bài hướng dẫn.
Nếu lời mời của bạn dài, bạn nên tạo nó trên một mặt giấy. Ngược lại, nếu thư mời có nội dung ngắn gọn, bạn nên tạo 2 thư mời trên 1 mặt giấy, để tiết kiệm chi phí.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn, 2 cách trên.
II. Cách tạo thư mời hàng loạt in trên 1 trang
Để tạo lời mời in trên 1 trang, hãy làm như sau:
Bước 1: Sau khi tải xong mở file word và xóa dấu chấm sau Ủy quyền và Đơn vị Đi.
Bước 2: Vào Tab Thưnhấp chuột Chọn người nhậnchọn Sử dụng một danh sách hiện có…
Bước 3: Tại thời điểm này, bạn tìm thấy nơi lưu tệp Excel. Sau đó chọn Tệp Excel nơi bạn lưu danh sách khách, sau đó bấm Mở.
Bước 4: Nhấn ĐƯỢC RỒI.
Bước 5: Đặt con trỏ chuột sau 2 dấu chấm tại Ủy quyền. Sau đó nhập Chèn trường hợp nhấtchọn lĩnh vực Tên.
Bước 6: Đặt con trỏ chuột sau 2 dấu chấm tại Đơn vịsau đó nhập Chèn trường hợp nhấtchọn lĩnh vực Đơn vị.
Kết quả: Sẽ có 2 trường Tên và Đơn vị Như trong hình.
Nhấp chuột Xem trước kết quả, để xem kết quả của những lời mời bạn đã tạo. Nó sẽ hiển thị tên và đơn vị của người được mời.
Để xem toàn bộ danh sách khách mời, hãy nhấp vào mũi tên quay lại hoặc quay lại để xem.
Để in lời mời, hãy nhấp vào Kết thúc hợp nhấtchọn In tài liệu…
Sau đó, hộp thoại Hợp nhất để in 3 tùy chọn sau sẽ xuất hiện:
Tất cả các: In tất cả các trang.
Bản ghi hiện tại: In trang hiện tại.
Từ: ĐÀN BÀNhập từ số trang này đến số trang bạn muốn in.
Tiếp theo chúng ta sẽ qua phần II, cách ghép 2 chữ cái trên 1 tờ giấy. Cách làm tương tự như trộn trên 1 tờ giấy, chỉ khác là tách các trang.
III. Cách tạo 2 lời mời trên 1 trang
Nếu bạn muốn tạo 2 lời mời in trên cùng một trang, thì hãy làm như sau:
Bước 1: Quét và chọn toàn bộ mẫu lời mời bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Sau đó nhấn Ctrl + để Sao chép toàn bộ mẫu lời mời.
Bước 2: Vào Tab Thưnhấp chuột Bắt đầu kết hợp thư chọn Nhãn….
Bước 3: Hộp thoại Tùy chọn nhãn xuất hiện, bạn chọn Nhãn mới…
Bước 4: Hộp thoại Chi tiết nhãn xuất hiện, bạn đặt tên Nhãn tại Tên nhãn.
Nếu bạn muốn nhanh có thể xem hình bên dưới và nhập các thông số như vậy.
Và mình sẽ giải thích rõ hơn, những thông số này để bạn hiểu rõ hơn.
Được chúng tôi thiết kế, 2 thiệp mời trên 1 khổ giấy A4. Vì vậy, bạn phải chia đôi tờ giấy, theo các cài đặt sau:
Lề trên: Lề trên, ở đây tôi nhập 1cm.
Lề thanh bên: Lề trái, ở đây tôi nhập 1cm.
Chiều cao nhãn: Như chiều cao của giấy mời thì chiều cao của tờ giấy A4 là 29,7cm, vì ta tách tờ giấy ra làm đôi nên chia chiều cao của tờ giấy A4 cho 2 được 14,85cm thì lấy lề trên là 14,84 -1cm, trừ cho lề. nhỏ hơn 1cm, kết quả là 12,8cm.
Chiều rộng nhãn: Chiều rộng của giấy mời, chiều rộng của tờ giấy A4 là 21cm. bạn trừ đi 21 cách lề trái 1cm, cách lề phải 1cm. Kết quả còn lại là 19cm.
Hình ảnh Vetical: Được tính từ Lợi nhuận trên cùng của lời mời đầu tiên, đến Lợi nhuận trên cùng của lời mời thứ hai. Nên được tính bằng chiều cao 12,8 + lề trên của lời mời đầu tiên + Lề dưới của kết quả lời mời thứ hai: 12,8 + 1 + 1 = 14,8
Số trên: Số cột trên 1 trang, ở đây 1 trang được chia đôi nên chỉ có 1 cột.
Số lượt tải xuống: Số hàng trên mỗi trang. Chúng tôi chia nó làm đôi để nhập 2.
Kích thước trang: Chọn khổ giấy A4.
Sau khi thiết lập xong, nhấn ĐƯỢC RỒI.
Bước 5: Tiếp tục nhấn ĐƯỢC RỒI.
1 thông báo hiện ra, bạn chọn ĐƯỢC RỒI.
Trang bây giờ sẽ được chia đôi, như hình dưới đây
Bước 6: Bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + V, để dán mẫu lời mời Sao chép trong bước 1.
Bước 7: Khi dán, khung và chữ sẽ bị lệch, bạn có thể chỉnh sửa lại vị trí để mẫu thư mời đẹp hơn.
Bước 8: Xóa dòng chấm sau Đại biểu và Đơn vị.
Bước 9: Nhấp chuột Chọn người nhậnchọn Sử dụng một danh sách hiện có…
Bước 10: Chọn danh sách khách mà bạn lưu trong tệp Excelsau đó nhấn vào Mở.
Bước 11: Đặt con trỏ chuột sau 2 dấu chấm sau Đại biểu, nhập Chèn trường hợp nhất chọn Tên.
Bước 12: Đặt con trỏ chuột sau 2 dấu chấm trong từ Đơn vị, sau đó nhập Chèn trường hợp nhất chọn đơn vị
Kết quả sau khi chèn 2 trường
Nhấp chuột Xem trước kết quả để xem kết quả.
Bây giờ để tạo một lời mời khác bên dưới, hãy nhấp vào Cập nhật nhãn.
Lúc này, bạn sẽ thấy trong 1 trang sẽ có 2 mẫu thư mời.
Nhấp chuột Kết thúc & Hợp nhất chọn In tài liệu… để in
Phương pháp in tương tự như Phần I.
IV. Video hướng dẫn cách tạo thư mời hàng loạt
V. KẾT LUẬN
Như vậy trong bài viết này mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo thư mời hàng loạt trong word. Cách làm đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả.
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngại để lại bình luận bên dưới. Tôi sẽ cố gắng trả lời càng sớm càng tốt.
Chúc may mắn!
Nguồn tham khảo: