Cách sắp xếp họ tên trong word theo ABC

Bạn có biết cách sắp xếp tên trong word theo ABC không? Như thế nào?

Thông thường khi nhập dữ liệu cho bảng, với những thông tin liên quan đến họ, chúng ta thường sắp xếp họ theo thứ tự bảng chữ cái. Điều này sẽ giúp người xem dễ dàng tìm thấy thông tin và nội dung của người mà họ đang tìm kiếm, thay vì lộn xộn những cái tên không theo quy tắc nào.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái, tức là từ A đến Z hoặc từ Z đến A tùy theo nhu cầu và mục đích của bạn.

1. Nguyên tắc về cách sắp xếp tên trong word.

Để sắp xếp họ trong word hoặc Excel, thông thường chúng ta nên tách cột họ và cột họ thành 2 cột riêng biệt. Như hình bên dưới:

Lý do tại sao bạn nên tách cột họ và tên thành hai cột riêng biệt:

Vì khi phân loại họ, chúng ta thường dựa vào tên để phân loại, tên có vần của ai? Một sau đó xếp hạng đầu tiên, tiếp theo là các tên có vần TẨY… .Vì trong word, khi sắp xếp, chỉ dùng ký tự đầu tiên của mỗi cột để sắp xếp.

Nếu bạn không tách cột họ và tên thành 2 cột riêng biệt, bạn để cột họ và tên thành một cột duy nhất, ví dụ: Trần Văn Bình thì khi sắp xếp từ sẽ dựa vào ký tự đầu tiên để sắp xếp tức là ký tự HÀNG TRIỆUchứ không phải theo ký tự đầu tiên của Tên, do đó việc sắp xếp không chính xác.

2. Cách sắp xếp tên trong từ theo thứ tự bảng chữ cái

Đầu tiên bạn quét và chọn tất cả tên cột dọctiếp theo Tab bố cục(Bố cục bên phải) rồi chọn Loại.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện Loạisắp xếp các tên theo thứ tự ABC Sau đó, bạn có thể chọn từ hình ảnh sau:

Trong đó:

Bây giờ bạn thấy trong bảng các tên đã được sắp xếp theo thứ tự vần ABC.

Tuy nhiên, khi sắp xếp dữ liệu với phương pháp trên, bạn có thể thấy 2 tên Nguyễn hoàng lan và Nguyễn thị lancùng tên nhưng tên đệm của Nguyễn hoàng lan là từ H phải đứng trước mặt họ xếp hàng HÀNG TRIỆU sau đó Nguyễn thị lan có, và bảng trên cho thấy điều ngược lại.

Vì vậy, khi trùng tên, chúng ta coi chữ cái của họ đệm, tên đệm có vần với Một rồi đứng trước vần còn lại. Vui lòng tham khảo mục 2.

3. Sắp xếp tên trong từ theo thứ tự bảng chữ cái

Đầu tiên, bạn quét và chọn cả hai cột Họ và Tên luôn luôn, tiếp theo Tab bố cục và nhấp vào mục Loại.

Tại thời điểm này, 1 hộp thoại Loại sẽ hiện ra, bạn chọn như hình bên dưới và nhấn ĐƯỢC RỒI Xác nhận.

sống Loại qua là mức độ ưu tiên cao nhất, tức là mức độ ưu tiên được sắp xếp theo Tên đầu tiên, nếu giống nhau Tên sau đó coi chúng là lớp lót. Vì vậy ở mục đầu tiên, mình sẽ chọn Tên trước.

Tiếp theo trong Sau đó bởi Khi trùng tên, tôi sẽ coi Last Name là ưu tiên thứ hai, vì vậy trong phần này tôi sẽ chọn Last name.

Đối với các mục tại sao phải chọn như: Hàng tiêu đề, Loại, Tăng dần Tôi đã giải thích ở trên.

Kết quả: Tại thời điểm này, các tên có cùng từ sẽ được coi là Họ, vì vậy bạn thấy Nguyễn hoàng lan sẽ đứng trước Nguyễn Thị Lan.

Khi sắp xếp Họ và Tên Bạn thấy nếu có thêm cột số thứ tự thì nó sẽ bị đổi chỗ cho nhau, nếu bạn muốn sắp xếp Họ và tên nhưng số cột vẫn giữ nguyên thì hãy chuyển sang mục 3.

4. Sắp xếp theo tên trong trường hợp có cột thứ tự.

Đầu tiên, bạn quét và chọn toàn bộ cột thứ tự, sau đó nhập Tab bố cục và chọn Loại.

Bây giờ hộp thoại Loại xuất hiện, tiếp theo bạn chọn Tùy chọn….

Bạn đánh dấu vào mục Chỉ sắp xếp cộtsau đó nhấn vào ĐƯỢC RỒI Xác nhận.

Tiếp theo bạn chọn ĐƯỢC RỒI.

Bây giờ bạn sẽ thấy số thứ tự sẽ được sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất

5. Video về cách sắp xếp các tên trong từ theo bảng chữ cái

Các bạn có thể tham khảo video dưới đây để biết các kiểu sắp xếp dữ liệu trong word.

6. kết luận

Như vậy trong bài viết này mình đã hướng dẫn các bạn cách sắp xếp tên trong word theo ABC, các bạn có thể áp dụng kiến ​​thức này để sắp xếp dữ liệu trong word.

Hi vọng những kiến ​​thức này sẽ hữu ích với bạn, chúc bạn may mắn!