Contents
Hiện nay, Excel là một trong những phần mềm thông dụng dành cho dân văn phòng và những người sử dụng bộ Microsoft Office. Nhưng bạn đang gặp khó khăn vì file Excel có dung lượng lớn mà không biết phải làm như thế nào. Mời các bạn tham khảo bài viết hướng dẫn Làm thế nào để giảm kích thước của tệp Excel? sau đó Thuthuat.tip.edu.vn sau đây.
Lưu tệp dưới dạng tệp nhị phân để giảm kích thước của tệp Excel
Cách đầu tiên để giảm dung lượng tệp Excel là sử dụng cách lưu dưới dạng tệp nhị phân. Thuthuat.tip.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện ngay sau đây, hãy làm theo các bước.
Các bước để lưu tệp Excel dưới dạng tệp nhị phân:
- Nhấp vào tab Tập tinbấm vào tùy chọn Mở… (đã mở Chọn tệp được thao tác.
- Để lưu một tệp mới, hãy chọn tab Tập tin một lần nữa.
- Chọn Lưu thành.
- Còn nữa nhập tên tệp mới vào hộp thoại.
- Sau đó bấm vào mục Định dạng tệp.
- Chọn định dạng Sổ làm việc Nhị phân Excel (tệp nhị phân) nằm trong Định dạng Đặc biệt.
Các tệp được lưu ở định dạng này nhỏ hơn nhiều so với .xls Tiêu chuẩn.
- Cuối cùng, nhấp vào nút Cứu. Tệp Excel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính của bạn.
Xóa định dạng khỏi các hàng và cột trống
Một cách để giảm kích thước tệp Excel của bạn là loại bỏ định dạng của các hàng và cột trống trong tệp.
- Chọn một ô được định dạng> Chọn Nhà > Chọn Định dạng có điều kiện > Chọn Quy tắc rõ ràng.
- Với định dạng 1 ô rõ ràng đó, hãy nhấp vào Xóa khỏi các ô đã chọn.
- Với việc xóa định dạng khỏi tất cả các ô, hãy nhấp vào Xóa các quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính.
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách xóa định dạng có điều kiện
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách loại bỏ định dạng có điều kiện. Khi thực hiện phương pháp này, bạn có thể thực hiện theo 2 cách.
Cách 1
B1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa Định dạng có điều kiện trước.
B2: Bấm chọn mặt hàng Xóa các quy tắc khỏi các ô được chọn (xóa tất cả các cài đặt trong khu vực đã chọn).
B3: Chọn Xóa các quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính (Xóa tất cả cài đặt trong Trang tính hiện tại).
Cách 2
Bằng cách này, bạn sẽ xóa lần lượt từng Quy tắc trong Quản lý quy tắc.
B1: Chọn mục Quản lý các quy tắc trong cửa sổ Quản lý quy tắc.
B2: Chọn từng điều kiện để xóa sau đó bấm chọn Xóa bỏ.
Nén kích thước hình ảnh
Cách giảm kích thước của tệp Excel bằng cách nén kích thước hình ảnh trong tệp. Các bước nén dung lượng ảnh sẽ được Thuthuat.tip.edu.vn hướng dẫn như sau:
B1: Chọn hình ảnh bạn muốn nén > Chọn Sự sắp xếp > Chọn Nén ảnh.
B2: Bỏ chọn mục Chỉ áp dụng cho bức tranh này > Chọn Email (96 ppi): giảm thiểu kích thước tài liệu để chia sẻ > Chọn ĐƯỢC RỒI hoàn thành.
Xóa dữ liệu ẩn (trang tính, hàng và cột)
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách xóa dữ liệu ẩn trong trang tính, hàng và cột. Thuthuat.tip.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện như sau:
Bước 1: Đi tới tệp Excel> Nhấp vào Thông tin > Kiểm tra các vấn đề > Kiểm tra tài liệu.
Bước 2: Sau đó nhìn vào hộp thoại Người kiểm tra tài liệu > Nhấp vào Quan sát và các hàng và cột ẩn trong toàn bộ sổ làm việc đã kiểm tra> Bấm Xoá bỏ hết.
Bước 3: Cuối cùng bấm vào Đóng để đóng hộp thoại. Tất cả các hàng và cột ẩn trong sổ làm việc sẽ bị xóa.
Xóa đồng hồ để giảm kích thước tệp Excel
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách xóa đồng hồ: Watch Window sẽ khởi chạy hộp thoại cho phép bạn xem thông tin về các ô cụ thể, thậm chí cả các ô không hiển thị trên màn hình hiện tại. Nó giúp bạn không phải tiếp tục cuộn trong các trang tính hoặc chuyển đổi giữa các trang tính để kiểm tra kết quả của mình. Nhưng đôi khi nó sẽ làm cho tệp Excel của bạn lớn.
Cách xóa Đồng hồ: Chọn Công thức > Chọn Cửa sổ xem > Chọn Xóa đồng hồ xong.
Cắt giảm phạm vi trang tính được sử dụng
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách cắt từng trang tính thành phạm vi được sử dụng.
B1: Chọn hàng / cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải / xuống.
B2: Nhấp chuột phải vào vị trí được đánh dấu.
B3: Chọn Xóa bỏ để xóa các khu vực không sử dụng.
Loại bỏ các công thức không cần thiết
Cách giảm kích thước tệp Excel bằng cách loại bỏ các công thức không cần thiết. Các bước để loại bỏ công thức không cần thiết như sau:
B1: Bôi đen bảng dữ liệu.
B2: Nhấn Sao chép sao chép.
B3: Click chuột phải và trong phần Tùy chọn dán chọn biểu tượng Giá trị (V) để xóa công thức.
Các câu hỏi thường gặp
Tại sao phải giảm kích thước của tệp Excel?
Khi kích thước được giảm xuống, việc chia sẻ tệp Excel với mọi người cũng sẽ giảm thời gian. Và chúng ta cũng không cần tải các phần mềm nén file quá cồng kềnh để nén các file Excel có dung lượng lớn.
Các tệp Excel cần giảm kích thước
Lý do tại sao tệp Excel của bạn lớn có thể là do nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn, v.v. Một hoặc nhiều chi tiết trong số này có khả năng ảnh hưởng đến tệp. File Excel của bạn sẽ có dung lượng lớn hơn đối với những bạn làm trong lĩnh vực tài chính, đầu tư, ngân hàng. Vì trong lĩnh vực này cần tính toán và sắp xếp dữ liệu rất nhiều.
Xem thêm:
Qua bài viết của Thuthuat.tip.edu.vn đã hướng dẫn các bạn một số cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh nhất. Chúc may mắn.
Excel –