Contents
Bạn đã bao giờ bối rối vì không biết? Lọc dữ liệu trong Excel chưa? Có bao nhiêu phương pháp lọc dữ liệu và như thế nào? Bài đăng này của Thuthuat.tip.edu.vn Tôi sẽ hướng dẫn bạn tất cả các phương pháp Lọc dữ liệu trong Excel.
Bộ lọc trong Excel là gì?
Bộ lọc trong Excel giúp hiển thị dữ liệu có liên quan bằng cách tạm thời loại bỏ các mục nhập không liên quan khỏi chế độ xem. Dữ liệu được lọc theo các tiêu chí nhất định. Mục đích của việc lọc là tập trung vào các vùng quan trọng của tập dữ liệu.
Ví dụ: dữ liệu bán hàng thành phố của một tổ chức có thể được lọc theo vị trí. Do đó, người dùng có thể xem doanh số bán hàng của các thành phố đã chọn tại một thời điểm nhất định.
Bộ lọc trong Excel là cực kỳ cần thiết khi làm việc với một cơ sở dữ liệu khổng lồ. Là một công cụ được sử dụng rộng rãi, bộ lọc làm cho dữ liệu chung dễ hiểu hơn, giúp người dùng có thể theo dõi trực quan các chỉ số đã chọn.
Cách thêm bộ lọc trong Excel
Để lọc dữ liệu trong một dải ô hoặc bảng, trước tiên bạn cần thêm bộ lọc vào dữ liệu của mình. Phần này cung cấp 3 cách để thêm bộ lọc trong Excel.
Phương pháp 1: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng bạn muốn thêm bộ lọc, nhấp vào Dữ liệu > Lọc.
Phương pháp 2: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng bạn muốn thêm bộ lọc, nhấp vào Nhà > Sắp xếp & Lọc > Lọc.
Phương pháp 3: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng bạn muốn thêm bộ lọc, sau đó nhấn Ctrl / Command + Shift + ERROR.
Cách lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel
Trong ví dụ dưới đây, Thuthuat.tip.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu trùng lặp bằng cách bôi đen chúng trong cột A như hình bên dưới.
Bước 1: Nhấp vào cột / hàng bạn muốn lọc dữ liệu trùng lặp.
Bước 2: Tab Nhà > Định dạng có điều kiện > Làm nổi bật quy tắc ô > Giá trị trùng lặp.
Bước 3: Sau cửa sổ Quy tắc định dạng mới xuất hiện, nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
Bước 4: Các giá trị trùng lặp đã được xác định như hình dưới đây.
Cách lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel
Trong ví dụ này, Thuthuat.tip.edu.vn sẽ hướng dẫn bạn lọc câu trả lời “Có” hoặc “Không”.
Bước 1: Từ Tab trang chủ > Sắp xếp & Lọc > Lọc.
Bước 2: Tại thời điểm này, các bộ lọc được thêm vào phạm vi dữ liệu đã chọn. Các mũi tên thả xuống được hiển thị trong các hộp màu đỏ trong hình ảnh sau đây là các bộ lọc.
Bước 3: Nhấp vào mũi tên thả xuống của cột C1 như hình dưới đây để xem câu trả lời “Có” hoặc “Không”. Một bảng bộ lọc sẽ xuất hiện như hình dưới đây.
Bước 4: Để lọc câu trả lời “Có”, Nhấp vào Có và bỏ chọn các hộp còn lại. Ngược lại, hãy chọn Không nếu bạn muốn chọn câu trả lời là “Không”. Ví dụ: dữ liệu “Có” được lọc như hình dưới đây.
Lọc dữ liệu trong Excel bằng BỘ LỌC. hàm số
Hàm FILTER có cấu trúc như sau:
= FILTER (mảng, bao gồm, if_empty)
Trong đó:
- Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu được lọc.
- Bao gồm (bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
- If_empty (tùy chọn): Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị nào thỏa mãn điều kiện.
Ví dụ: chúng tôi muốn lọc dữ liệu cho Nhóm: Màu đỏ như được hiển thị bên dưới, thì công thức sẽ là: = FILTER (B5: D14, D5: D14 = H2, “Không có kết quả”)
Lọc dữ liệu trong Excel bằng hàm VBA
Bước 1: Tạo macro cho các hoạt động cần thiết: Đầu tiên, bạn cần có một bảng tính hiện có với nhiều dữ liệu khác nhau. Và bây giờ, tại tab Nhà phát triểnbạn bấm vào Ghi Macro để tạo một macro mới của riêng bạn.
Tại thời điểm này, sẽ có một số hành động bạn cần làm, bao gồm:
- Chọn chức năng Dữ liệu / Bộ lọc cho bảng dữ liệu.
- Lọc thông tin cột nhà cung cấp trong ô I4.
- Lọc thông tin theo cột thông tin ngày trong ô I2, I3.
Bước 2: Đọc nội dung macro: Để thực hiện lọc dữ liệu trùng lặp trong Excelbạn mở cửa sổ VBA và xem nội dung mà macro đã lưu như trong hình.
Và với nội dung mà macro vừa ghi trên chúng có nghĩa là:
- Chọn phạm vi ô từ A2 đến F2 thông qua chức năng Bộ lọc tự động.
- Lọc dữ liệu ở cột thứ 2 với điều kiện lọc là giá trị Anh Tuấn.
- Lọc dữ liệu trong cột ngày, với điều kiện lọc được đặt lớn hơn hoặc bằng giá trị của ngày 1 tháng 10 năm 2017 và bằng giá trị của ngày 31 tháng 10 năm 2017.
Bước 3: Thu gọn macro lần nữa: Để có thể sử dụng tính năng lọc dữ liệu Excel với VBA. Bạn cần thay đổi lại điều kiện bộ lọc trong VBA để có thể liên kết dữ liệu trở lại bảng chi tiết chính xác. Lúc này, hệ thống macro sẽ tự động lọc nội dung theo những gì bạn vừa sắp xếp hợp lý.
Bước 4: Sao chép dữ liệu vào bảng chi tiết, hoàn thành mã số: Sau quá trình tinh giản dữ liệu, bạn copy toàn bộ kết quả đã lọc vào bảng chi tiết để hệ thống tự động đưa ra kết quả cuối cùng.
Bước 5: Kiểm tra tính đúng đắn của mã bằng F8. Chìa khóa: Khi hoàn thành các bước code để sử dụng phương pháp lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel. Bạn nhấn phím F8 để kiểm tra cách thức hoạt động của mã.
Lọc dữ liệu trong một khu vực nhỏ
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu để lọc (nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác chính xác). Bên trên Thanh dữ liệubạn bấm để chọn Lọc.
Bước 2: Nhấp vào mũi tên ở đầu cột để lọcchọn Bộ lọc văn bản hoặc Bộ lọc số.
Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp (Ví dụ, để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, bạn chọn Giữa).
Bước 4: Trong Hộp tự động lọc tùy chỉnh, Chọn một dải ô để lọc dữ liệu.
Bước 5: Chọn ĐƯỢC RỒI để hoàn thành việc lọc vùng dữ liệu.
Lọc nhiều vùng dữ liệu hoặc toàn bộ trang tính
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu bạn sẽ lọc thông tin và gọi tiện ích Bộ lọc. Sau thao tác này, tất cả dữ liệu chuẩn bị đã lọc sẽ có hình tam giác ở đầu mục nhập.
Bước 2: Lúc này hộp thoại bộ lọc tương ứng với tên cột sẽ xuất hiện. Ví dụ ở đây, chúng ta cần lọc ở cột A, hộp thoại Timestamp sẽ xuất hiện.
Bước 3: Chọn từng vùng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách nhấp vào hộp Chọn một và chọn dữ liệu để lọc. Ví dụ, ở đây chúng tôi sẽ lọc dữ liệu.
Bước 4: Kết quả sẽ được hiển thị ngay sau đó.
Lọc dữ liệu trong Excel theo màu
Bước 1: Nhấp vào chọn cột / hàng bạn muốn lọc dữ liệu theo màu sắc.
Bước 2: Từ Tab trang chủ > Sắp xếp & Lọc > Lọc.
Bước 3: Nhấp vào dấu hiệu tam giác mặt hàng. Sau đó, trong hộp thoại xuất hiện, hãy chọn Theo màu sắc và chọn màu của dữ liệu bạn muốn lọc.
Lọc dữ liệu trong Excel theo ngày
Bạn xem hình bên dưới, giả sử tháng 1/2020 mình có cột ngày tháng thì bây giờ Thuthuat.tip.edu.vn sẽ lọc ra những ngày nào là thứ Hai.
Bước 1: Tại cột C2, bạn nhập hàm = WEEKDAY (B2; 1). Với đối số thứ 2 của hàm WEEKDAY ở đây là 1, bạn có thể nhập hoặc bỏ qua và điều đó có nghĩa là chúng ta sẽ bắt đầu với Chủ nhật 1, Thứ 2 2… Thứ 7 ngày 7.
Bước 2: Kéo và thả các ô còn lại hãy để Excel thực hiện chức năng Điền vào.
Bước 3: Bây giờ chúng tôi giá trị bộ lọc là 2 tương ứng với tính năng Bộ lọc thứ 2 của Excel.
Cách lọc dữ liệu trong Bộ lọc nâng cao của Excel
Bước 1: Tạo bảng tiêu chí bộ lọc.
Bước 2: Tại phần Dữ liệu > Sắp xếp & Lọcchọn Trình độ cao.
Bước 3: Chọn các thông số bộ lọc như sau:
- Hành động: Chọn vị trí để xuất kết quả lọc; [Filter the list, in-place] tức là kết quả sẽ trả về ở vị trí bảng dữ liệu tương ứng; [Copy to another location] Điều này có nghĩa là kết quả sẽ được xuất sang một vị trí khác trong bảng tính.
- Phạm vi danh sách: Vùng dữ liệu được lọc.
- Phạm vi tiêu chí: Bảng tiêu chí lọc.
- Sao chép vào: Nếu trong phần Hành động bạn chọn [Copy to another location]bây giờ bạn sẽ cần chỉ định nơi xuất các kết quả bộ lọc cụ thể.
Bước 4: Nhấn ĐƯỢC RỒI để xem kết quả.
Trên đây Thuthuat.tip.edu.vn đã hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản. Mọi thắc mắc vui lòng để lại bình luận bên dưới để được giải đáp trong thời gian sớm nhất. Hoặc tham khảo một số bài viết dưới đây để giúp bạn làm được nhiều việc hơn với Excel.
Hy vọng những thông tin chia sẻ về cách lọc dữ liệu trong Excel sẽ hữu ích với bạn. Nếu thấy hữu ích, đừng quên Like, Share và ghé thăm Thuthuat.tip.edu.vn thường xuyên, nơi chứa đựng rất nhiều kiến thức thú vị dành cho dân văn phòng.
Excel –