Contents
Là một doanh nghiệp, việc theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng từ các nhà cung cấp là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Các biểu mẫu đặt hàng rất cần thiết cho một quy trình mua hàng được quản lý tốt, nhưng nhiều người kinh doanh không hiểu chúng thực sự là gì hoặc làm thế nào để sử dụng chúng một cách tốt nhất. Cùng với nhau Thuthuat.tip.edu.vn Đi tìm hiểu mọi thứ về đơn đặt hàng trong bài viết sau.
Đơn đặt hàng là gì?
Phiếu đặt hàng là văn bản được sử dụng khi cá nhân, doanh nghiệp đặt hàng sản phẩm, hàng hóa với số lượng lớn hay nhỏ do người bán lập. Liệt kê tất cả các mặt hàng mà người mua đã đặt hàng trực tiếp hoặc gián tiếp (đặt hàng trực tuyến hoặc gọi điện).
Đơn đặt hàng (gọi tắt là PO, viết tắt của Purchase Order) là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý do người mua tạo ra và xuất trình cho người bán. Giống như “giỏ hàng” của bạn trên một trang thương mại điện tử (chẳng hạn như Shopee), đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua. Nó cung cấp thông tin chi tiết về đơn đặt hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.
Đơn đặt hàng được sử dụng để làm gì?
Sự khác biệt giữa nhu cầu mua và yêu cầu mua là nó hoạt động như một hợp đồng giữa người mua và người bán. Bằng cách gửi đơn đặt hàng, người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Bởi vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn của họ, đơn đặt hàng cung cấp cho người bán bảo hiểm chống lại việc không thanh toán.
Đơn đặt hàng được sử dụng phổ biến bởi các doanh nghiệp nhỏ đang đặt hàng với số lượng lớn. Ví dụ: một cửa hàng thú cưng có thể cần mua nhiều loại thức ăn cho chó từ một nhà cung cấp và đặt nhiều túi cho mỗi loại thức ăn.
Ví dụ dưới đây là quy trình đặt hàng mà các chủ cửa hàng thú cưng sẽ sử dụng để có được hàng hóa mà họ cần:
- Chủ cửa hàng thông báo rằng họ đang có một lượng hàng thấp.
- Chủ cửa hàng tạo đơn đặt hàng với chính xác những gì họ cần từ nhà cung cấp và số tiền họ sẽ trả cho đơn đặt hàng.
- Nhà cung cấp trả lời “Có” cùng với đơn xác nhận đơn hàng vì họ có thể cung cấp những mặt hàng đó và chấp nhận đơn đặt hàng.
- Nhà cung cấp có thể trả lời “Không” bằng cách gửi lại thư từ chối đơn đặt hàng nếu họ hết hàng, một mặt hàng đã bị ngừng cung cấp hoặc có các vấn đề khác với đơn đặt hàng, trong trường hợp đó, đơn đặt hàng sẽ bị hủy.
- Nhà cung cấp hoàn thành đơn đặt hàng và giao các mặt hàng vào ngày đến hạn đã thỏa thuận.
- Nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho các mặt hàng đã mua.
- Người mua trả tiền cho mặt hàng.
Ngoài ra, người mua cũng có thể tạo đơn đặt hàng đặc biệt cho những lô hàng đặc biệt lớn hoặc mua hàng định kỳ. Đơn đặt hàng định kỳ cho phép người mua mua sản phẩm nhiều lần trong các khoảng thời gian khác nhau bằng cách sử dụng cùng một số PO.
Một lệnh cố định là một thỏa thuận giữa hai bên cho nhiều giao dịch trong một khoảng thời gian nhất định, với một mức giá cố định. Đơn đặt hàng cố định thường được sử dụng giữa các công ty có mối quan hệ bền chặt, và đôi khi đi kèm với chiết khấu hoặc các ưu đãi khác.
Những lợi thế của việc sử dụng các hình thức đặt hàng là gì?
Đối với người mua:
- Theo dõi lịch sử mua hàng của bạn và giúp quản lý tài chính của bạn thông minh hơn.
- Đặt hàng với số lượng cụ thể, hạn chế tình trạng thiếu hàng trong kho quá lâu vì hàng đã được đặt trước.
- Chọn ngày giao hàng bạn cần.
- Bạn không phải trả trước cho đơn đặt hàng đó.
Đối với Người bán:
- Theo dõi doanh số bán hàng và đơn đặt hàng định kỳ.
- Bạn có thể sử dụng PO để tạo hóa đơn của mình.
- Người mua được đảm bảo thanh toán, mang lại cho bạn sự an toàn về mặt pháp lý.
Những nhược điểm của hình thức đặt hàng là gì?
Cũng có một số nhược điểm khi đặt hàng tạo biểu mẫu:
- Đối với các giao dịch mua nhỏ hơn, nó làm tăng thêm thời gian và thủ tục giấy tờ cho quy trình giữa người mua và người bán.
- Từ quan điểm tài chính, thẻ tín dụng có thể phục vụ cùng một mục đích như một đơn đặt hàng.
Tải xuống mẫu đơn đặt hàng mới nhất
Đơn đặt hàng trong Excel
Đơn đặt hàng bằng tiếng Anh
Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là gì?
Bởi vì đơn đặt hàng và hóa đơn đều là chứng từ tài chính ràng buộc về mặt pháp lý được trao đổi giữa người bán và người mua, nên không có gì ngạc nhiên khi cả hai thường bị nhầm lẫn. Cả hai cũng có mối liên hệ với nhau vì mẫu đơn đặt hàng thường được sử dụng để tạo mẫu hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, mỗi tài liệu được sử dụng ở một giai đoạn khác nhau trong quá trình mua và bán, và chúng cũng được sử dụng bởi các bên khác nhau.
Dưới đây là những điểm khác biệt chính giúp bạn dễ dàng phân biệt được sự khác biệt giữa biểu mẫu đặt hàng và biểu mẫu hóa đơn. Dù bạn là người mua hay người bán cũng nên biết điều này.
| Mệnh lệnh | Phiếu thanh toán |
|
|
|
|
|
|
Đơn đặt hàng được người mua sử dụng để đặt hàng và được phát hành trước khi giao hàng. Hóa đơn được phát hành bởi người bán sử dụng phần mềm lập hóa đơn sau khi đơn đặt hàng được giao. Nó xác định số tiền người mua phải trả cho hàng hóa đã mua và ngày mà người mua cần thanh toán cho người bán.
Như vậy, bạn đã hiểu đơn đặt hàng là gì, công dụng và cách thức hoạt động của nó. Khi được sử dụng đúng cách, đơn đặt hàng có thể giúp bạn theo dõi nhu cầu mua sắm và đưa ra quyết định tài chính thông minh cho doanh nghiệp hoặc cá nhân của bạn. Điều này, kết hợp với các phương pháp kinh doanh tốt khác, sẽ giúp bạn tạo ra con đường dẫn đến thành công.
Xem thêm một số mẫu đơn xin việc liên quan khác sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng và phát triển bản thân trong lĩnh vực kế toán hoặc kinh doanh:
Nếu các bạn thấy bài viết về mẫu đơn hàng này hữu ích với mình thì hãy để lại Like, Share để ủng hộ trang Thuthuat.tip.edu.vn có thêm nhiều bài viết hay nhé.
Các tệp mẫu –