Contents
Microsoft Excel cung cấp nhiều chức năng và tính năng hấp dẫn giúp bạn dễ dàng sắp xếp lại dữ liệu. Ví dụ: Bạn có thể tách biệt họ và tên trong Excel để quản lý dữ liệu tốt hơn. Đọc bài viết này để tìm hiểu cách tách tên trong Excel.
Ghi chú: Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Microsoft Excel 365, Microsoft Excel 2019, 2016 và 2013. Tuy nhiên, tính năng Flash Fill không khả dụng trong Microsoft Excel 2013 nhưng có sẵn trong tất cả các phiên bản. Excel mới hơn, từ năm 2016.
Cách tách tên thành các cột với văn bản trong Excel
Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn chia sẻ.
bước 2: Chọn dữ liệu bạn muốn chia sẻ, trong trường hợp này là chính cột Họ và tên.
Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn cũng bao gồm các tiêu đề, đừng chọn chúng. Nếu không, Excel cũng sẽ cố gắng chia nhỏ dữ liệu trong ô tiêu đề.
bước 3: Lựa chọn bản đồ Dữ liệu.
bước 4: Chọn mục menu văn bản trong các cột trên thanh công cụ.
bước 5: Chọn phân địnhsau đó nhấn Kế tiếp.
bước 6: Chọn loại dấu phân tách họ và tên của bạn, thường là dấu cách, sau đó nhấp vào Kế tiếp. Nếu tùy chọn tách dữ liệu của bạn không được liệt kê, hãy chọn nó Điều khoản khác và nhập dấu phân cách bạn muốn sử dụng vào trường bên cạnh.
Ghi chú: Trong tệp dữ liệu mẫu của chúng tôi, dữ liệu được phân tách bằng “dấu cách”. Do đó, trong trường hợp này, chúng tôi đánh dấu vào khoảng trắng.
bước 7: Theo mặc định, Excel sẽ ghi đè dữ liệu hiện có. Nếu bạn không muốn dữ liệu của mình bị ghi đè, bạn cần thay đổi giá trị ghi bàn. Chọn trường Mục tiêu và đặt lại các tham số hoặc không chỉnh sửa mặc định của hệ thống.
bước 8: Sau khi bạn hoàn tất chỉnh sửa, hãy nhấn chia tay.
bước 9: Excel sẽ chèn dữ liệu của bạn vào ô thích hợp.
Lưu ý: Vì tính năng Văn bản thành Cột phân tách từng khoảng trắng trong Họ và Tên nên tên kiểu Việt Nam được chia thành ba cột. Vì vậy, chức năng chia theo nên là sự lựa chọn của bạn.
Cách tách họ và tên trong Excel bằng hàm.
Phương pháp này phức tạp hơn một chút nhưng hoạt động linh hoạt hơn trong việc tách dữ liệu. Bạn phải chỉ định chính xác dữ liệu bạn muốn trích xuất từ công thức.
Để có được kết quả bạn muốn, bạn sẽ sử dụng hàm TRÁIhàm số RẼ PHẢI và chức năng TÌM KIẾM.
Ghi chúLưu ý: Khi sử dụng công thức, bạn cần sử dụng nhiều hàm Excel khác nhau để tách họ và tên và nó hoàn toàn phụ thuộc vào định dạng của dữ liệu gốc.
Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn chia sẻ.
bước 2: Chọn ô mà bạn muốn hiển thị tên hoặc họ. Đối với các bước này, tập dữ liệu của chúng tôi được định dạng như “họ + dấu cách + tên”. Do đó, chúng ta sử dụng hàm LEFT để lấy họ và hàm RIGHT để lấy tên.
chú ý: Nếu dữ liệu của bạn ở định dạng khác hoặc sử dụng dấu phân cách khác, bạn sẽ cần điều chỉnh công thức để tận dụng tối đa.
bước 3: Nhập công thức cho họ và nhấn Enter.
=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1)
bước 4: Trong ô tiếp theo, nhập công thức để lấy Họ và nhấn Enter.
=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))
bước 5: Chọn cả hai ô.
bước 6: Bấm đúp vào góc dưới bên phải của các ô đã chọn. Điều này mở rộng công thức đến bản ghi cuối cùng trong tệp.
Cách tách tên trong Excel bằng tính năng Flash Fill
Phương pháp này có lẽ là dễ nhất trong bài viết này, nhưng đáng tiếc là nó chỉ khả dụng cho Microsoft Excel 2016 trở lên.
chú ýLưu ý: Phương pháp này không thể được thực hiện trong Microsoft Office 2013 trở xuống.
Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn tách.
bước 2: Chọn ô bạn muốn, sau đó nhập họ của người đó
bước 3: Chọn thẻ Dữ liệu.
bước 4: Chọn lấp đầy flash.
bước 5: Excel sẽ tự động điền vào họ và phần còn lại của dữ liệu của bạn.
bước 5: Nhập thủ công vào ô tiếp theo Họ.
bước 7: Thực hiện tương tự bước 3 và bước 4 ở trên.
bước 8: Excel tự động điền tên của phần còn lại của dữ liệu.
Bài viết liên quan: