5S là gì? Bí mật trong cách làm việc hiệu quả của người Nhật

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S là gì mà đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý. Và hiện nay, nó đã được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ở Việt Nam. Vậy để tìm hiểu 5S là gì, hãy theo chân Thuthuat.tip.edu.vn đi hết bài viết dưới đây nhé.

5S là gì?

Vậy 5s là gì? Cơ bản thì 5S là tên gọi của một phương án dùng để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và hạn chế lãng phí tài nguyên và nguồn lực.

Vốn dĩ có cái tên 5S là vì các bước trong hệ thống này được người Nhật tạo ra và tất cả thuật ngữ đều bắt đầu bằng chữ S theo tiếng Nhật và bản dịch tiếng Anh cho từng bước trong năm bước có thể khác nhau. Tuy nhiên, những ý tưởng cơ bản và mối liên hệ giữa chúng rất dễ hình dung.

• Seiri (Sort): Mục tiêu của bước này là loại bỏ sự lộn xộn và giải phóng không gian bằng cách loại bỏ những thứ không thuộc về khu vực đó.
• Seiton (Set in order): mục tiêu của bước này là tổ chức khu vực làm việc. Mỗi mục phải dễ tìm, dễ sử dụng và dễ trả về đúng vị trí, một nơi để mọi thứ và mọi thứ phải ở đúng vị trí của nó.
• Seiso (Shine): Giai đoạn này của 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, quét dọn, lau chùi, cất dụng cụ và vật liệu đi… Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Seiso còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc.
• Seiketsu (Standardize): Nghĩa của chúng là chuẩn hóa, mục đích là viết ra những gì đang thực hiện, ở đâu, bởi ai, khi nào.
• Shitsuke (Sustain): nghĩa đen là “kỷ luật”. Ý tưởng ở đây là tiếp tục cam kết. Điều quan trọng là phải tuân theo các quyết định mà bạn đã đưa ra và liên tục quay lại các bước trước đó của 5S, trong một chu kỳ liên tục.

Mục tiêu 5S là gì?

Sau khi tìm hiểu xong 5S là gì thì tiếp đến là mục đích của 5S là gì? Mục tiêu của 5s là làm cho nơi làm việc hoạt động tốt hơn bằng cách biến nó thành một nơi làm việc dễ dàng hơn.

Điều này xảy ra bằng cách làm cho không gian có ý nghĩa, các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí hợp lý dựa trên những người cần chúng, tần suất chúng cần cho công việc…

Không gian được làm sạch thường xuyên. Sạch sẽ và tổ chức gọn gàng trở thành thói quen. Khi được sử dụng đúng cách, 5S cuối cùng làm cho các quy trình làm việc an toàn hơn và hiệu quả hơn tại công xưởng…

Hạn chế sai sót, năng cao ý thức trách nhiệm bảo quản công cụ làm việc và gắn kết tinh thần giữa các nhân viên với nhau cũng là một lợi ích mà 5S đem lại.

 

Ưu điểm của 5S là gì?

Mô hình 5S mang lại những ưu điểm mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có để quản lý và phát triển tốt hơn. Vậy ưu điểm của 5S là gì?

• Nó giúp nơi làm việc được tổ chức, sắp xếp một cách ngăn nắp, khoa học, sạch sẽ, thân thiện và an toàn.
• Từ môi trường làm việc đó, nhân viên sẽ có ý thức kỉ luật hơn, tăng cường phát huy những sáng kiến cải tiến, các điều kiện hỗ trợ cho công việc luôn sẵn sàng, đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
• Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố: cải thiện năng suất, nâng cao chất lượng, giảm chi phí, hoàn thành công việc đúng hạn, đảm bảo an toàn, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Nhược điểm của 5S là gì?

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, nhược điểm lớn của 5S là tốn thời gian ngay từ bước đầu tiên. Vì cơ sở thực hiện 5S tại nơi làm việc buộc nhân viên phải thay đổi thói quen thao tác trong công việc của mình.

Nhưng khi hiểu rõ lợi ích của việc áp dụng 5S sẽ tạo nên 1 dây chuyền, mà ở đó yếu tố “S” sẽ tác động với nhau tạo nên 1 chu trình ưu việt.

Áp dụng 5S trong doanh nghiệp, sản xuất

Kế hoạch thực hiện 5S là gì tại công ty, doanh nghiệp

Để triển khai Phương pháp 5S, cần tuân thủ theo P-D-C-A và thực hiện đúng từng bước một. 5S không phải là một chương trình ngắn hạn, càng không phải là một trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần và nó sẽ gắn liền với cuộc sống hằng ngày tại công ty của nhân viên.

Một Kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S gồm các giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S.

Giai đoạn 2: Thực hiện quy trình 5S hàng ngày.

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến.

Chúng ta bắt đầu với giai đoạn 1 như sau.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

Cần ghi nhớ rằng, 90% sự thành công chính là ở công tác chuẩn bị, nếu công tác này không tốt thì đồng nghĩa với sự thất bại.

Để chuẩn bị cho các bước 5S tiếp theo, hãy sẵn sàng với các nội dung sau:

• Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S.
• Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
• Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm.
• Đào tạo về 5S.
• Chuẩn bị các dụng cụ và công cụ cần thiết.

Và hoạt động khởi động 5S bao gồm:

• Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S.
• Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
• Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm.
• Đào tạo về 5S.
• Chuẩn bị về các dụng cụ vệ sinh.
• Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất.
• Tổng vệ sinh trong toàn công ty.

Giai đoạn 2: Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày.

Thực hiện SEIRI như thế nào?

Các đối tượng dưới đây cần được quan tâm và loại bỏ khi thực hiện SEIRI:

• Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng trong 12 tháng qua.
• Máy móc, nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng.
• Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị bị hỏng không có khả năng sửa chữa.
• Các nguyên vật liệu quá đát có thể hủy bỏ.
• Các danh sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để tham khảo.
• Số lượng bản tài liệu photo thừa.
• Các tài liệu đã lỗi thời.
• Các catalog và tạp chí đã lỗi thời.
• Các nguyên vật liệu bao gói và các đồ đựng hàng không cần thiết.
• Các nguyên liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác.

Khi thực hiện Seiri, những vật cần loại bỏ được xử lí như sau:

Thực hiện SEITON như thế nào?

Nguyên tắc thực hiện SEITON:

• Sau khi thực hiện Seiri, tất cả những thứ không cần thiết đã bị loại bỏ khỏi gemba, chỉ còn lại số ít những thứ cần thiết. Nhưng những thứ đó sẽ trở nên vô dụng nếu không được sắp xếp một cách hợp lý.
• Bạn hãy thực hiện Seiri theo các nguyên tắc vàng sau đây. Nhưng trước hết bạn hãy ghi nhớ định nghĩa của seiri: sắp xếp tất cả những thứ còn lại sau khi Seiri theo một trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho việc sử dụng.

Sau đó bạn hãy sắp xếp theo 7 nguyên tắc thực hiện SEITON:

• Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước để lưu kho đồ vật (FIFO).
• Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.
• Tất cả các đồ vật và vị trí của chúng phải được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống.
• Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy dễ giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
• Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ di chuyển.
• Tách riêng các công cụ chuyên dùng khỏi các công cụ đa năng.
• Bố trí các công cụ sử dụng thường xuyên gần người làm.
• Hay bạn có thể hình dung ra việc SEITON, bạn cần chú ý đến số lượng tối đa cho phép. Cả số lượng tối đa của thứ cần thiết mà và số lượng những nơi để lưu giữ chúng.

Thực hiện SEISO như thế nào?

Để triển khai hiệu quả seiso, bạn cần quan tâm đến những nội dung sau:

• Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện seiso.
• Xác định đối tượng vệ sinh.
• Xác định phương pháp làm vệ sinh.
• Chuẩn bị dụng cụ cần thiết.
• Thực hiện vệ sinh.

Thực hiện SEIKETSU như thế nào?

Để thực hiện SEIKETSU, công ty nên xây dựng thành các tài liệu như sau:

• Chính sách 5S của công ty.
• Mục tiêu 5S của công ty và của từng bộ phận (dài hạn và ngắn hạn).
• Kế hoạch thực hiện 5S để thực hóa các mục tiêu 5S, sơ đồ tổ chức theo 5S.
• Sơ đồ phân công trách nhiệm theo từng khu vực.
• Các tài liệu đào tạo 5S, Mẫu kế hoạch thực hiện 5S.
• Cơ chế khen thưởng 5S.
• Các tài liệu hướng dẫn thực hiện 5S.

Thực hiện SHITSUKE như thế nào?

SEIKETSU có nghĩa là tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S. Khi tất cả mọi người thường xuyên thực hiện 3S đầu, họ sẽ hình thành thói quen và dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hằng ngày.

Khi đó họ sẽ có được sự tự giác, tự tuân thủ theo 5S. Để đạt được điều này, đòi hỏi phải có thời gian và sự nhất quán trong hệ thống 5S của bạn.

Đạt được đến S thứ 5 là khi bạn đã hìn thành được một “văn hóa 5S” trong công ty của mình. Khi tất cả mọi người đã thấm nhuần tinh thần 5S, tự động thực hiện 5S và cảm thấy khác lạ khi một ngày nào đó không làm 5S hay thấy ai đó không thực hiện hoạt động 5S.

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hiện 5S tại nơi làm việc và hoạt động cải tiến

Để duy trì và phát triển được hoạt động 5S, có thể áp dụng những cách sau:

• Tự mỗi người đánh giá công việc của mình định kỳ.
• Tổ chức đánh giá 5S nội bộ trong công ty.
• Mời chuyên gia tư vấn đánh giá.
• Kết hợp tất cả các những cách trên.
• Tổ chức các cuộc thi đua 5S trong công ty.
• Tổ chức các cuộc thi đua 5S giữa các công ty với nhau.

Trong giai đoạn 3 này, đề cập đến 3 nội dung:

• Tự kiểm tra đánh giá 5S trong công ty của bạn.
• Tổ chức các cuộc thi đua trong công ty của bạn.
• Hoạt động cải tiến.

Theo 3 giai đoạn trên đây, bạn có thể áp dụng phương pháp 5s vào doanh nghiệp của mình.

Cách thực hiện 5S trong sản xuất

Vậy trong sản xuất cách để thực hiện 5S là gì? Dưới đây là câu trả lời dành cho bạn.

Bước 1: Khởi động dự án

• Xác định mục tiêu khi triển khai 5S.
• Thành lập Ban triển khai 5S (mỗi bộ phận chọn khoảng 2 người có tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật cao, có tầm ảnh hưởng với người khác.
• Tiến cử một số cán bộ quản lý chủ chốt trong ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hành 5S của các tổ chức uy tín.
• Tìm hiểu về những đơn vị đã triển khai thành công mô hình 5S tại cơ sở để học hỏi kinh nghiệm.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ của Ban 5S

• Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó Ban, Thư ký, các cán bộ quản lý chủ chốt tại từng bộ phận.
• Phân công trách nhiệm của từng cá nhân một cách rõ ràng.
• Thiết lập cách thức triển khai 5S tại từng bộ phận.
• Có chính sách huy động sự tham gia của 100% cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

Bước 3: Phổ biến, đào tạo 5S trong đơn vị

• Thông báo công khai mục tiêu, kế hoạch, quy trình thực hiện 5S đến toàn thể thành viên trong đơn vị.
• Thiết kế các biểu ngữ, hình ảnh và tiến hành các hoạt động tuyên truyền 5S trong đơn vị.
• Cung cấp các khóa đào tạo 5S để các thành viên nâng cao nhận thức và nắm rõ quy trình thực hiện 5S.

Bước 4: Thực hiện 5S

Thực hiện theo các quy trình trong phương pháp 5S đặt ra ở trên.

Bước 5: Tiến hành đánh giá

• Dựa vào các tiêu chí, thang đo đã thiết lập trước đó để đánh giá thực tế quy trình triển khai thực hiện 5S, bao gồm cả kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất tại cơ sở.
• Thu thập phản hồi, ý kiến đóng góp của các cán bộ công nhân viên.
• Ghi nhận các vấn đề tồn đọng, các hạn chế trong quá trình thực hành tại đơn vị sản xuất.
• Đề xuất các giải pháp khắc phục, cải tiến trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Tổng hợp những thành tích đã đạt được.
• Công bố kết quả đánh giá và lưu trữ lại tất cả các tài liệu để so sánh cho lần đánh giá tiếp theo.

Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng

• Tuyên dương các bộ phận xuất sắc làm ví dụ điển hình cho việc triển khai tốt 5S.
• Trao thưởng bằng khen, cờ thi đua, cúp hoặc phần thưởng cho đơn vị xuất sắc của tháng và đơn vị xuất sắc của năm.
• Mục đích là nhằm ghi nhận những cố gắng, nỗ lực của các thành viên, đồng thời xây dựng môi trường thi đua sôi nổi tại cơ sở.

Ví dụ về các công ty áp dụng 5S thành công

Sau khi khám phá cách thực hiện 5S là gì thì tiếp đến sẽ là những ví dụ về việc áp dụng 5S thành công. Từ nhiều năm nay, 5S đã được áp dụng tại nhiều công ty, trong đó có các công ty thủy điện. Nhiều nhà máy thủy điện đã và đang áp dụng 5S như: Thủy điện Đồng Nai, thủy điện Ialy, thủy điện Mường Kim, Thủy điện Cốc San, nhà máy thủy điện Sông Tranh.

Đánh giá về hiệu quả của 5S đối với nhà máy thủy điện, ông Ngô Văn Sỹ – Phó giám đốc Công ty Thủy điện Đồng Nai – Đại diện Lãnh đạo về chất lượng: “Kể từ khi triển khai áp dụng Chương trình thực hành tốt 5S đến nay, năng suất làm việc tại các đơn vị đã được cải thiện 1 cách rõ rệt, ý thức về giữ gìn vệ sinh lao động, môi trường làm việc của từng CBCNV được nâng cao”.

Công ty Thủy điện Đồng Nai cũng đã áp dụng và thực hiện thành công Tiêu chuẩn 5S, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, tạo môi trường xanh sạch, đẹp tại hai nhà máy. Nhờ đó, Thủy điện Đồng Nai là điểm thu hút khách đến tham quan, học tập từ rất nhiều đơn vị trong và ngoài Tổng Công ty.

Dưới đây tổng hợp một số hình ảnh cải tiến tại các nhà máy thủy điện.

Mẫu kế hoạch thực hiện 5s

Và trên đây là những chia sẻ của Thuthuat.tip.edu.vn về 5S là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

Mong rằng những giải đáp về mô hình 5S là gì ở trên sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm Thuthuat.tip.edu.vn thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.

Là gì –